Le règlement intérieur d’une entreprise : le guide
Le règlement intérieur définit les règles de conduite au sein de votre entreprise, notamment en matière de sécurité et de santé pour vos salariés. Il précise également les sanctions possibles en cas de manquement à ces obligations. Quelles sont les entreprises concernées ? Que doit contenir ce document et quelle procédure respecter ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le règlement intérieur d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un règlement intérieur d’entreprise ?
Le règlement intérieur est un document rédigé par l’employeur. Il regroupe les mesures relatives à la sécurité, la santé, l’hygiène et la discipline au sein de l’entreprise.
Il vise la protection du personnel, tout en établissant des règles de vie en communauté afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Le règlement intérieur liste également les sanctions qui peuvent être mises en place, en fonction de la gravité de la faute, ainsi que les droits de défense du salarié.
Il n’existe pas de modèle unique pour rédiger ce document. Le règlement intérieur de votre entreprise devra donc être personnalisé selon la nature de votre activité et les missions de votre personnel salarié. À titre d’exemple, un ouvrier de chantier ne sera pas soumis aux mêmes règles de sécurité qu’un employé de bureau.
Il est également possible de rédiger un règlement intérieur en association. Ce document fixe les dispositions relatives à la prévention et à la gestion des conflits internes. Ce règlement intérieur complète les statuts de l'association.
Règlement intérieur : quelles sont les entreprises concernées ?
L’obligation de rédiger un règlement intérieur ne dépend pas de la forme juridique de votre entreprise, mais du nombre de salariés que votre entreprise compte.
Vous entreprise compte moins de 50 salariés
La rédaction d’un règlement est facultative dans une entreprise comptant moins de 50 salariés. Cependant, si vous décidez d’en mettre un en place, vous devez suivre la même procédure qu’une entreprise de plus de 50 salariés.
Jusqu’au 31 décembre 2019, la loi rendait le règlement intérieur obligatoire pour les entreprises de plus de 20 salariés. Si vous étiez concerné par cette loi et que vous avez déjà établi un règlement intérieur, vous pouvez continuer à l’appliquer.
Votre entreprise compte plus de 50 salariés
Conformément à l’article L2312-2 du Code du travail, les entreprises de plus de 50 salariés ont l’obligation de mettre en place un règlement intérieur. Plus précisément, ces entreprises sont concernées si elles comptent plus de 50 salariés 12 mois de suite.
Imaginons par exemple que votre entreprise embauche un nouveau salarié le 1er octobre 2022. Il comptabilise maintenant 50 salariés. Si pendant 1 an, votre effectif ne descend pas en dessous de 50 salariés, vous êtes dans l’obligation de rédiger un règlement intérieur pour le 1er octobre 2023.
Les salariés soumis à ce règlement intérieur
Tous les salariés de votre entreprise doivent respecter le règlement. Les stagiaires sont également soumis à cette obligation.
Des intervenants extérieurs peuvent aussi être amenés à travailler dans votre entreprise. Ils doivent alors respecter les règles d’hygiène, de sécurité et de discipline générale applicables aux salariés et aux stagiaires. En revanche, en cas de non-respect du règlement, vous ne pourrez pas les sanctionner ou engager une procédure disciplinaire à leur encontre. Votre seul recours sera de signaler la faute à l’entreprise qui les emploie. Cette dernière pourra ensuite engager une procédure disciplinaire et des sanctions, selon les dispositions de son propre règlement intérieur.
Si votre entreprise possède plusieurs établissements, vous pouvez rédiger un règlement intérieur par établissement. Vous pouvez aussi indiquer des spécificités par catégorie du personnel dans le règlement intérieur général.
Comment rédiger le règlement intérieur de votre entreprise ?
Les clauses obligatoires
Lors de la rédaction de votre règlement intérieur, veillez à bien mentionner les clauses suivantes :
Règles concernant la santé, la sécurité et l’hygiène dans votre entreprise : interdiction de fumer, port de chaussures de sécurité sur les chantiers, interdiction de consommer de l’alcool ou des substances altérant la condition physique et intellectuelle de vos salariés, fournir un arrêt maladie dans les 48 heures, etc.
Mesures concernant la discipline : respect des locaux, du matériel, des horaires de travail, de la hiérarchie, port de l’uniforme de travail...
Sanctions en cas de manquement au règlement intérieur par un salarié : vous ne pouvez en effet pas définir les sanctions au moment des faits. Attention, une sanction doit toujours être justifiée et à l’échelle de la faute commise.
Droit de défense du salarié : par exemple, lors d’une procédure de licenciement, le salarié peut être accompagné d’un représentant du personnel.
Harcèlements moraux et sexuels et comportements sexistes de la part d’un salarié : le Code du travail rend obligatoire la rédaction de dispositions pour prévenir ce type d’agissements.
Date d’entrée en vigueur de votre règlement intérieur
Ce document doit être rédigé en français.
Un employeur peut imposer le port d’un uniforme de travail. Cependant cette obligation doit pouvoir être justifiée par la nature du travail accompli. Par exemple, il peut imposer un uniforme pour des postes d’accueil puisqu’ils sont le contact direct entre l’entreprise et les clients. Un employeur peut aussi notifier sur son règlement intérieur le port d’une tenue « correcte ».
Les clauses interdites
Vous ne pouvez pas mettre en place une clause qui restreint la liberté de votre personnel. Sinon, cela doit être explicitement justifié : l’usage de son téléphone personnel peut par exemple être limité aux urgences familiales et cela pour des raisons de confidentialité ou de sécurité défense.
Bien évidemment, il est interdit d’établir des clauses discriminatoires (origine, sexe, âge, religion, orientation sexuelle, activités syndicales...)
Vous devez aussi faire attention à ne pas rédiger des clauses qui vont à l’encontre des conventions collectives ou accords collectifs qui s’appliquent dans votre entreprise.
Règlement intérieur : quelle procédure suivre ?
La relecture par les représentants du personnel
Une fois la rédaction du règlement intérieur terminée, vous devez le faire relire par le Comité Social et Économique (CSE). S’il n’est pas passé devant les CSE, votre règlement intérieur ne peut pas être appliqué.
En revanche, si le CSE est en désaccord avec votre proposition, votre règlement intérieur peut quand même être instauré. Il est cependant conseillé d’arriver à un accord commun et de prendre en compte les retours des représentants du personnel.
Le Comité Social et Économique (CSE) est obligatoire dans les entreprises qui ont au moins 11 salariés pendant 12 mois de suite. Le CSE représente le personnel auprès de l’employeur. Il transmet les demandes et les interrogations des salariés. Si vous n’avez pas de CSE, la rédaction de votre règlement passera directement sous la supervision de l’inspecteur du travail.
La vérification par l’inspection du travail
Vous devez envoyer deux exemplaires de votre règlement intérieur à l’inspecteur du travail affilié à votre entreprise. Vous devez aussi y joindre le retour du CSE si vous en avez eu un. Ce dernier juge si les dispositions et clauses de votre règlement sont conformes ou non à la loi et aux conventions collectives.
L’inspecteur du travail a 2 mois pour émettre ses observations, où il notifiera l’employeur et le CSE.
À tout moment, il peut apporter des modifications à des dispositions de votre règlement intérieur qu’il estime ne pas entrer dans le cadre du Code du travail. C’est ce qu’on appelle le contrôle de légalité.
La diffusion de règlement intérieur
Dans un premier temps, le document doit être envoyé au greffe du conseil de prud’hommes lié à votre entreprise.
Ensuite, vous devez faire la « publicité » de votre règlement intérieur. Vous devez le rendre disponible à la lecture de tout le personnel, grâce à des affichages ou via l’intranet de votre entreprise par exemple.
Veillez aussi à faire des versions avec des traductions, si certains de vos salariés ne parlent pas français. En effet, si vous sanctionnez un salarié et qu’il engage un recours devant les prud’hommes, vous êtes en tort s’il est considéré que le salarié n’a pas eu accès au règlement intérieur.
Les envois du règlement intérieur à l’inspection du travail et aux prud’hommes ainsi que sa diffusion dans l’entreprise se font en même temps. Suite à ces formalités, vous devez attendre 1 mois minimum avant que votre règlement puisse entrer en vigueur.
Mon salarié ne respecte pas le règlement intérieur : que faire ?
Vous constatez que l’un de vos salariés a enfreint le règlement intérieur de votre entreprise ? Les sanctions pouvant être pratiquées sont les suivantes :
L’avertissement, aussi appelé le blâme, correspond généralement à une faute simple et peut être inscrit sur le dossier de l’employé.
La mise à pied suspend le contrat de travail et la rémunération du salarié pour une période donnée.
La mutation vous permet de modifier le lieu de travail et l’affectation de l’employé
Vous pouvez faire descendre le salarié dans la hiérarchie de l’entreprise. C’est la rétrogradation.
Le licenciement
On vous le disait, toutes les sanctions doivent être énoncées dans votre règlement intérieur, sans quoi, vous ne pourrez pas les faire appliquer.
Notez que vous ne pouvez pas opter pour une sanction financière, en supprimant une prime à votre salarié par exemple. Vous ne pouvez pas non plus sanctionner deux fois de suite un employé de votre entreprise pour la même faute.
La loi n°2022-401 du 21 mars 2022 a également amélioré la protection des lanceurs d’alerte. Ainsi, vous ne pouvez pas sanctionner un membre du personnel qui aurait divulgué à la justice des faits graves et dangereux se déroulant dans votre entreprise.
Notez enfin que le licenciement d’un salarié peut avoir lieu dès la première faute et non pas au bout de trois avertissements. La sanction simple n’entraine pas de modification du contrat du salarié tandis que la sanction lourde impacte directement le contrat.
Quelle différence entre une faute simple, grave et lourde ? La faute simple relève généralement d’une erreur ou d’une négligence de votre salarié. Elle peut parfois mener au licenciement. La faute grave est déclarée quand l’employeur ne peut maintenir le salarié dans l’entreprise, suite à un ou plusieurs éléments violant le contrat. Dans le cas d’une faute lourde, le salarié a cherché volontairement à nuire à l’entreprise et à son employeur. Selon la gravité de la faute, la sanction est échelonnée.
Vous savez dorénavant tout sur le règlement intérieur d’une entreprise ! Besoin d’un coup de pouce pour créer votre activité ? Nous sommes là pour vous accompagner !