Qu'est-ce que le compte rendu d’assemblée générale en association ?

Assemblée Générale (AG) : rappel  

L’assemblée générale est une réunion qui réunit les membres d’une structure - société ou association – dans le but de prendre des décisions relatives à cette dernière.  

L'assemblée générale est obligatoire dans certains cas

En association, il n’est pas forcément obligatoire d’organiser une assemblée générale annuelle. C’est cependant le cas pour plusieurs types d’associations, comme :  

• Les associations reconnues d’utilité publique  

• Les associations agréées 

• Les associations cultuelles, c’est-à-dire dédiées à l’exercice d’un culte 

• Les fédérations départementales, interdépartementales et régionales  

• Etc. 

Tenir une assemblée générale est également obligatoire en association lorsque des décisions spécifiques doivent être prises, telles que :  

• Demander la reconnaissance d’utilité publique  

• Se mettre d’accord sur le sort des biens de la structure (cela arrive lorsque l’association est en phase de dissolution et que la question des conditions de transmission n’a pas déjà été discutée entre les statuts) 

• Approuver les comptes annuels pour les associations qui doivent en tenir et désigner un commissaire aux comptes  

• Demander une exonération de TVA pour certains services rendus à leurs membres (par exemple une sortie culturelle ou un évènement sportif) 

Les sujets abordés en assemblée générale

Pour les cas où l’assemblée générale n’est pas une obligation, il est tout de même recommandé d’en organiser. Il s’agit en effet d’une instance essentielle pour permettre le fonctionnement démocratique de votre association ! Tenir une assemblée générale, c’est l’occasion pour les membres de participer à l’évolution de l’association en échangeant entre eux et avec les dirigeants. Les sujets abordés lors des assemblées générales sont : 

• La présentation du budget : il s’agit de faire le point sur l’état financier de la structure en présentant les recettes de l’association (par exemple les adhésions des membres ou les subventions) et les dépenses (par exemple les projets dans lesquels il a été investi au cours de l’année écoulée, ou les dépenses de fonctionnement) 

• Le renouvellement ou non des instances dirigeantes 

• La modification éventuelle des statuts  

• La présentation et la validation des projets à venir  

• La stratégie de l’association pour les prochaines années 

Les différents types d'assemblée générale

Il existe deux principaux types d’assemblées générales :  

• L’assemblée générale ordinaire (AGO) : l’AGO sert pour prendre des décisions courantes pour la gestion de l’association, c’est-à-dire l’approbation des comptes annuels, le recrutement de nouveaux membres, le bilan financier, etc.  

• L'assemblée générale extraordinaire (AGE) : les décisions non habituelles - modification des statuts, changement de raison ou de forme sociales, dissolution – sont prises lors des AGE. Ces assemblées doivent être organisées dès qu’une décision exceptionnelle est à prendre, ce qui veut dire qu’elles peuvent avoir lieu plusieurs fois par an.  

Le compte rendu d’assemblée générale c’est quoi ?  

Un récapitulatif de la séance

Le compte rendu d’assemblée générale est un document sur lequel sont retranscrits le déroulement et les décisions prises lors des assemblées générales.   

Ce document - rédigé par le secrétaire ou le président de séance - est principalement utilisé en interne par les membres de l’association. Il permet à ceux qui n'étaient pas présents lors de la séance d’être informés sur les sujets abordés et les décisions prises. Enfin, c’est ce qui prouve que des décisions spécifiques ont été prises dans le cas où celles-ci seraient remises en question à l’avenir. En somme, le compte rendu est une référence pour les membres de l’association. Il permet de garder l’historique des décisions prises.  

Il n’est pas légalement obligatoire de rédiger un compte rendu, mais il est tout de même recommandé de le faire en cas de désaccord au sein de l’association, ce document étant davantage utile en interne. Qui plus est, il sera demandé de le présenter dans certaines situations : si vous souhaitez faire la demande de la reconnaissance d’utilité publique, d’un prêt bancaire ou d’un agrément. En effet, le compte rendu servira à prouver la bonne gestion de l’association et à montrer qu’elle est toujours en activité. 

Quelle est la différence avec un procès-verbal ?  

Comme le compte rendu, le procès-verbal (PV) récapitule l’ensemble des échanges qui ont eu lieu lors de la réunion, ainsi que les décisions prises suite aux délibérations. En revanche, bien que le compte rendu et le procès-verbal semblent avoir les mêmes caractéristiques ils n’ont cependant pas la même valeur légale. En effet, le compte rendu d’assemblée générale a pour but principal de transmettre les informations relatives à la réunion en interne. 

De son côté, le PV est un document officiel, car il peut faire office de preuve en cas de litige et doit donc être rédigé de façon rigoureuse en suivant un formalisme strict, en y ajoutant des mentions obligatoires :  

• Les informations sur l’association,  

• Le lieu, l’heure de début et de fin et la date de l’assemblée  

• Les membres qui délibèrent ainsi que ceux présents et ceux absents avec le nom de leurs représentants  

• L’ordre du jour 

• Le président de l’association et le secrétaire de l’assemblée 

• Les sujets abordés lors de la séance ainsi que les avis exprimés  

• Les décisions soumises au vote et leurs résultats 

• Le nom des personnes signataires   

Cette caractéristique juridique impose au procès-verbal d’être soumis à l’approbation des personnes présentes lors de l’assemblée générale ainsi que des représentants des membres absents. Ce n’est pas le cas du compte-rendu d’assemblée générale. 

Comment rédiger le compte rendu d’assemblée générale ?  

Les informations essentielles

Il n’y a pas de forme imposée à la rédaction du compte rendu. Vous êtes donc libre d’y intégrer les mentions que vous souhaitez.  

En revanche, certaines informations sont tout de même essentielles, comme les éléments relatifs à : 

• L’association : nom, activité, adresse du siège social 

• La réunion dont il est question (en l’occurrence l’assemblée générale) : date, heures de début et de fin, lieu,  

• L’ordre du jour 

• Les personnes présentes à l’assemblée générale ainsi que celles représentées par procuration (pour respecter le nombre minimum de membres présents à l’assemblée, aussi appelé quorum) 

• Les documents fournis avec la convocation  

Ensuite, il s’agit de mettre à l’écrit ce qui a été dit pendant l’assemblée générale. Plus précisément, ce qui a été discuté et décidé :  

• Échanges verbaux 

• Sujets abordés  

• Délibérations  

Le tout restitué de façon détaillée - c’est-à-dire en précisant les résultats des votes pour et contre - et signé par le rédacteur (le secrétaire ou le président de l’assemblée).  

 Post rédaction : que faire du compte rendu ? 

Après avoir rédigé le compte rendu d’assemblée générale, il convient tout d’abord de le mettre à disposition des membres de l’association, notamment ceux qui n’ont pas assisté à la réunion.  

Cela peut se faire quand vous le voulez, car il n’y a pas de délai de diffusion à respecter pour le compte rendu. Vous êtes également libre de le diffuser de la manière dont vous le souhaitez : en affichage, par mail ou par courrier.  

Le compte rendu – tout comme le procès-verbal – fait partie des documents qui concernent le fonctionnement de l’association. Ainsi, le délai de conservation est de 5 ans pour ces documents aussi bien sous format papier que numérique.  

Vous y voilà ! Maintenant que vous avez tous les éléments nécessaires, vous pouvez désormais passer à la rédaction de votre compte rendu en toute sérénité. Vous avez des questions quant à la création ou la gestion d’une association ? Nos conseillers sont là pour vous aider et vous guider dans vos démarches. N’hésitez pas à vous rapprocher d’eux !