Comment faire une facture ? Règles et astuces
Avec toutes les règles à retenir et les mentions à faire apparaître, réaliser une facture (ou un devis) conforme peut vite devenir un casse-tête, surtout lorsque vous débutez en comptabilité. Pas-à-pas, nous allons voir ensemble comment faire une facture en bonne et due forme. Fini la perte de temps lors de la facturation : vous pourrez vous consacrer plus sereinement à vos clients et votre activité !
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document à la fois commercial, juridique, fiscal et comptable. Elle indique quel type de transaction a eu lieu, entre qui, pour combien et quand : c’est une preuve de vos ventes et achats. En tant qu’entrepreneur, auto-entrepreneur, associé ou dirigeant de société, vous êtes légalement tenu de conserver ces documents pour authentifier vos comptes en cas de contrôle.
Quels sont les différents types de factures ?
Selon la situation, vous devrez réaliser différents types de factures pour vos clients ou pour les professionnels avec qui vous travaillez.
Vous en avez déjà sûrement croisé plusieurs au cours de votre vie, en voici une sélection non exhaustive :
la facture d’acompte ou facture de provision, quand le client verse une partie de la somme à payer en avance
la facture récurrente, pour les achats cycliques comme les abonnements par exemple
la facture de solde, émise après le versement d’un acompte, pour paiement final
la facture proforma (« pour la forme »), qui n’a pas de valeur légale mais peut remplacer un devis dans le cadre d’une négociation commerciale
la facture d’avancement ou facture de situation, répandue dans le BTP puisqu’elle permet de réaliser des factures intermédiaires suivant l’avancement d’un chantier
la facture d’avoir, créée pour corriger une facture erronée ou annuler une facture si la vente est interrompue
la facture de régularisation, si les montants précédemment versés sont inférieurs ou supérieurs au montant réel final
la facture de clôture, émise au terme de la prestation de service
Pour en savoir plus : Tout comprendre sur la facturation
Toutes les factures doivent toujours comporter l’ensemble des mentions obligatoires et complémentaires, même pour un micro-entrepreneur. Dates du jour et de la réalisation du service, coordonnées de votre entreprise et du client, numéro SIRET, taux de TVA, numéro de la facture ou encore prix HT ou TTC... Pour être valable dans votre comptabilité, une facture doit présenter chacune de ces informations.
Comment faire une facture qui respecte les délais de facturation ?
Respecter les délais est important pour montrer votre professionnalisme et surtout pour espérer être payé rapidement. En ce qui concerne la facturation basique, rien de plus simple : vous devez envoyer la facture une fois la prestation de service définitivement terminée ou la vente réalisée.
Pour la vente de biens en différé, vous pouvez choisir d’émettre la facture au moment de la confirmation de la commande ou bien attendre la date de livraison du produit acheté.
Combien de temps doit-on conserver une facture ?
La durée légale de conservation d’une facture est de 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable. La règle est la même pour tous les professionnels : PME, micro-entreprise ou encore Société Anonyme (SA) cotée en bourse...
Il existe cependant des particularités : une facture électronique doit par exemple être conservée 3 ans dans son format d’origine. Ensuite, à vous de choisir si vous les passez en format papier ou en ligne pour leur conservation long terme. En cas de contrôle fiscal, vous devrez être en mesure de montrer ces pièces comptables qui font office de preuves, quel que soit le format choisi.
En effet, vos factures sont une preuve qu’un service a bien été rendu ou qu’une vente a été réalisée. En cas de litige avec un client, elles constituent une protection pour vous en tant qu’entrepreneur. Elles sont aussi une justification pour faire fonctionner certaines garanties. Mieux vaut donc les garder précieusement, au même titre d’ailleurs que vos devis !
Comment rédiger une facture ?
Pour éditer des factures ou des devis comme un pro, vous n’avez pas besoin d’apprendre toutes les mentions obligatoires par cœur. Néanmoins, il vous sera bien utile de créer un modèle qu’il vous suffira de reprendre et modifier à chaque nouvelle édition de facture, par exemple sur un logiciel de gestion et de comptabilité en ligne.
Comment faire une facture avec les bonnes mentions obligatoires ?
Pour réaliser une facture conforme, vous devez respecter plusieurs normes sur votre modèle. Premièrement, renseignez dans le coin supérieur gauche vos informations personnelles et professionnelles :
votre nom et la raison sociale de votre entreprise (son nom),
votre adresse professionnelle, ainsi que votre courriel et numéro de téléphone pro,
votre numéro SIREN ou SIRET, le code NAF (ou code APE) de votre activité,
la forme juridique de votre entreprise et le montant du capital social
votre numéro RM (répertoire de métiers) si vous êtes artisan ou RCS (registre du commerce et des sociétés) si vous êtes commerçant.
Dans le coin supérieur droit, indiquez les coordonnées de votre client :
son nom ou sa raison sociale
au minimum son adresse postale ou mail
Ensuite, renseignez le numéro de la facture et la date de sa réalisation.
Vos factures doivent être numérotées chronologiquement. Cependant, à vous de choisir la forme : vous pouvez commencer de zéro et créer les factures n°1, n°2, etc. Ou bien choisir la date du jour puis un numéro : 20220114-01, 20220114-02…
Passons maintenant au contenu, c’est-à-dire la nature de la prestation que vous allez facturer. Vous devez préciser :
le nom exact des produits vendus ou de la prestation réalisée
la quantité vendue avec le prix par unité et le prix total Hors Taxe
la date de paiement et la date d’exécution de la vente
le montant total de toutes les ventes HT
le taux de TVA légal ainsi que le montant total de la TVA
Si le paiement est prévu plus tard (à la date de livraison par exemple), vous pouvez inscrire le taux des pénalités qui s’appliquera à partir d’une certaine date. Dans le commerce, les paiements entre professionnels sont souvent réalisés 30 jours après la date d’achat. Ce délai peut être dans certains cas dépassé, mais sans excéder les 60 jours.
Enfin, vous devez faire mention de l’assurance professionnelle à laquelle vous souscrivez si c’est votre cas (assurance décennale pour le BTP, Responsabilité civile professionnelle ou RC Pro).
Comment réaliser une facture électronique ?
Depuis 2020 et la nouvelle loi de finances mise en place par le gouvernement, les entreprises sont tenues de réaliser des factures électroniques pour les transactions entre professionnels.
À partir de 2024, l’ensemble de vos factures devront être réalisées et envoyées en ligne. Pourquoi ? L’objectif premier de l’état français est de réduire la fraude à la TVA. Mais c’est aussi une bonne nouvelle pour vous ! En passant par un logiciel de facturation en ligne, vous allez gagner du temps et de la tranquillité d’esprit : avec un support encadré, moins de risque de faire des erreurs.
Vous êtes auto-entrepreneur ? Notre partenaire le Portail Auto-Entrepreneur propose son propre logiciel de facturation 100 % en ligne.
Vous êtes désormais parés pour réaliser tout type de facture au nom de votre entreprise, de façon conforme. Vous avez des questions sur la gestion de votre entreprise ? Vous souhaitez créer votre propre société ? Les experts de l’équipe Simplitoo vous accompagnent pas à pas dans l’ensemble de vos démarches pour faire grandir votre projet professionnel en toute sérénité.