Le dépôt des comptes annuels
Les sociétés possèdent des obligations en termes de comptabilité : le dépôt des comptes en fait partie ! Alors, quelles sont les sociétés concernées par cette procédure annuelle ? Quelles sont les étapes pour réaliser le dépôt ? Quel est son coût ? Y a-t-il des sanctions en cas de retard ? On fait le point sur le dépôt des comptes annuel !
Dépôt de comptes annuels : définition
Déposer ses comptes au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est une obligation pour les sociétés commerciales. C’est le représentant légal de la société qui réalise la procédure par le biais du tribunal du tribunal de commerce. Elle a lieu une fois par an à la fin de l’exercice comptable de la société.
Le but du dépôt ? Certifier la situation financière de l’entreprise et ainsi de démontrer sa solvabilité, c’est-à-dire sa capacité à rembourser ses dettes.
Une fois les comptes déposés, le greffe les rend publics par le biais d’une publication au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Vous n’avez aucune démarche à réaliser de votre côté.
La publication au BODACC participe à la transparence économique et financière des entreprises en France. Tout le monde peut ainsi avoir accès aux informations et consulter les annonces commerciales des sociétés publiées.
Quelles sont les sociétés concernées ?
Les sociétés concernées obligatoirement par le dépôt des comptes annuels sont :
Les sociétés à responsabilité limitée : les SARL et les EURL
Les sociétés par actions : sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiées (SAS), les sociétés par actions simplifiées unipersonnelle (SASU) et les sociétés par en commandites par actions (SCA).
Les sociétés en nom collectif (SNC) détenues par uniquement des SAS ou SARL
Les sociétés commerciales établies à l’étranger avec plusieurs établissements implantés en France
Les sociétés d’exercice libéral : les SEARL, les SELAFA, les SELCA et les SELAS
Les sociétés (et unions sous conditions) coopératives agricoles
Les entrepreneurs individuels sont dispensés du dépôt des comptes annuels ! Les micro-entrepreneurs en particulier bénéficient d’une comptabilité simplifiée : il leur suffit de tenir un livre de recettes et un registre des achats pour être en ordre.
Les dirigeants d’EIRL doivent déposer leurs documents comptables en annexes des registres du greffe du tribunal du commerce. Cependant, le statut de l’EIRL est supprimé depuis le 1er janvier 2022 pour être remplacé par un statut d’entrepreneur individuel unique.
Déposer les comptes annuels en 3 étapes
Votre société est concernée par le dépôt ? On vous explique comme faire pas-à-pas grâce à ces trois grandes démarches à accomplir.
Étape 1 : Tenir une assemblée générale
Pour déposer les comptes annuels, la convocation d’une assemblée générale annuelle est obligatoire. Durant cette réunion, les associés (ou actionnaires en SAS) se mettent d’accord sur :
L'approbation des comptes dans le meilleur des cas. Ils peuvent également décider de leur redressement ou de leur rejet.
L’affectation du résultat, c’est-à-dire l’éventuel bénéfice restant après avoir soustrait les charges des produits. Ce montant restant peut être soit mis en réserve pour l’entreprise, soit distribué aux associés sous forme de dividendes.
L’ensemble des discussions sont retranscrites à l’écrit : cela constitue le procès-verbal d’approbation des comptes.
Pour être en règle, vous devez organiser l’assemblée générale dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice social de votre entreprise. Vous aurez par la suite 1 mois de délai pour déposer votre dossier au greffe. S’ajoute un mois supplémentaire en cas de dépôt par voie électronique.
Pour aller plus loin : Tout comprendre sur les assemblées générales
Si votre date de clôture de votre exercice social est le 25 mars, vous aurez jusqu’au 25 septembre pour réaliser l’assemblée générale puis jusqu’au 25 octobre pour déposer vos comptes annuels. La date s’étend au 25 novembre si vous transmettez le dépôt par voie électronique.
Étape 2 : Réunir les documents nécessaires
Les 3 composantes obligatoires
Lors du dépôt des comptes annuels, vous devez réunir trois documents comptables fondamentaux :
Le bilan : décrit les ressources de l’entreprise (passif) et la façon dont elles sont employées (actif).
Le compte de résultat : reprend l’ensemble des produits moins les charges, ce qui donne les ressources nettes de l’entreprise (soit un bénéfice, soit une perte).
L'annexe : expliquer et complète les données du bilan et du compte de résultat.
Il vous faudra également joindre le procès-verbal de l’assemblée générale. Celui-ci témoigne de l’accord entre les parties sur les comptes annuels
Les cas particuliers à votre situation
Ensuite, en fonction de la situation de votre société, d’autres justificatifs peuvent être requis :
Si au moins un commissaire aux comptes est présent dans la société : remettez son rapport général.
Si votre société est composée de plusieurs filiales : consolidez vos documents comptables (bilan, compte de résultat, rapport annuel sur la gestion du groupe et du commissaire aux comptes). Cela permet de détailler les comptes de chaque filiale comme si elle était la seule entité de la société.
Si vous avez une société anonyme à directoire et à conseil de surveillance ou une société en commandite par actions : remettez un rapport du conseil de surveillance.
Si votre société est cotée en bourse : il faut fournir des documents complémentaires tels que le rapport annuel de gestion, le rapport du président, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le rapport du commissaire aux comptes, le tableau récapitulatif des délégations et le tableau des résultats des cinq derniers exercices.
Étape 3 : Envoyer les documents au RCS
Deux solutions s’offrent à vous pour l’envoi de vos comptes annuels au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS). Vous avez le choix entre la voie électronique et la voie par correspondance.
Par voie électronique, déposez les documents directement sur le site officiel Infogreffe et effectuez votre paiement en ligne.
Par voie postale, il vous suffit de réaliser une lettre recommandée avec avis de réception (RAR) en glissant l’ensemble des documents nécessaires à l’intérieur accompagné du chèque au bon montant.
Dans certaines situations, votre dépôt peut être refusé. Cela se produit généralement si les documents fournis ne sont pas valides, c’est-à-dire illisibles ou incomplets. Pas de panique, si c’est votre cas, vous serez prévenu directement et vous pourrez rectifier rapidement pour être dans les temps. Pour cela, il faut renvoyer vos documents corrigés comme un nouveau dépôt de comptes annuels.
Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?
Le coût d’un dépôt de vos comptes annuels comprend plusieurs prises en charge telles que la publication dans le BODACC, la circulation de l’information à l’INPI ainsi que le traitement du dépôt par le greffe.
Ainsi, 2 tarifs sont applicables en fonction du mode de dépôt des comptes :
En ligne : 45,87 € TTC
Par courrier : 45,34 € TTC
Pour le paiement en ligne, cela s’effectue par carte bancaire sur le site sécurisé d'Infogreffe. Vous recevez une confirmation de dépôt ainsi qu’une facture une fois que le paiement validé.
Pour le dépôt par courrier, les chèques doivent être adressés au greffe du tribunal du commerce dont vous dépendez dans votre région. Vous aurez également des frais supplémentaires pour envoyer le dépôt avec accusé de réception.
Les questions fréquentes sur le dépôt des comptes annuels
1 – Est-ce possible de garder ses comptes confidentiels ?
Il existe une solution particulière pour les petites entreprises et micro-entreprises. Ainsi, selon la loi d’habilitation n °2014-1, ces entreprises peuvent faire la demande de ne pas les rendre publics leurs comptes annuels dans le BODACC : c’est la déclaration de confidentialité.
Pour que la confidentialité soit valable, qu’elle soit totale ou partielle, les entreprises concernées doivent respecter certaines conditions :
Pour les micro-entreprises : bilan total ne dépassant pas 350 000 €, chiffre d’affaires ne dépassant pas 700 000 € et un nombre moyen de salariés égal à 10.
Pour les petites entreprises : bilan total ne dépassant pas 6 000 000 €, chiffre d’affaires ne dépassant pas 12 000 000 € et un nombre moyen de salariés égal à 50.
Si vous vous trouvez dans l‘un de ces deux cas, vous devez rédiger une déclaration de confidentialité selon un modèle officiel à fournir en même temps que les autres documents lors du dépôt.
2 - Un commissaire aux comptes ou un expert-comptable est-il obligatoire ?
Le commissaire aux comptes : une aide annuelle
Le rôle d’un commissaire aux comptes est de certifier la conformité de la comptabilité de l’entreprise. L’une de ses principales missions est d’analyser et vérifier l’ensemble des données comprises dans les documents comptables annuels.
Ainsi, la nomination d’un commissaire aux comptes peut être obligatoire selon la grandeur de votre société. C’est le cas si votre entreprise dépasse au moins deux des seuils suivants :
Un chiffre d’affaires annuel supérieur à 8 000 000 €
Un bilan total supérieur à 4 000 000 € (soit la somme de tous les actifs)
Plus de 50 salariés
L’expert-comptable : un soutien au quotidien
Un expert-comptable quant à lui possède un rôle plus complet car en plus de gérer et vérifier les comptes, il a également un rôle de conseil au quotidien, de prévention mais également d’optimisation de la comptabilité générale de l’entreprise.
Son rôle est facultatif, quoi que recommandé pour vous assurer d’une gestion comptable conforme et optimale.
3 - Je suis en retard : quelles sont les sanctions possibles ?
En cas de non-respect des échéances accordées pour le dépôt de vos comptes annuels (un délai de 6 mois à compter de la date de clôture de votre exercice social), vous serez relancé de façon régulière et automatique.
Selon l’article L123-5-2 du Code de commerce, en cas de retard quant au délai, le représentant légal de la société a pour ordre de payer un montant ne pouvant pas « excéder 2 % du chiffre d'affaires journalier moyen hors taxes réalisé en France par la société au titre de cette activité, par jour de retard à compter de la date fixée par l'injonction ».
Vous connaissez maintenant tous les secrets de la procédure de dépôt de comptes annuels ! Les experts de SimpliZen sont à votre disposition pour vous guider et vous accompagner dans toutes vos procédures administratives. Ils peuvent déposer vos comptes annuels à votre place et ainsi vous libérer de cette tâche ! N’hésitez pas à les contacter.