Exercice comptable : définition et échéances de votre comptabilité
La vie d’une entreprise est découpée en exercices comptables. À chaque fin de période, les dirigeants sont tenus de déposer des documents comptables, afin d’attester de la santé financière de leur activité. Quelle est la durée d’un exercice comptable ? Comment la modifier ? Quelles sont vos obligations ? Voici ce qu’il faut savoir.
Qu'est-ce qu'un exercice comptable ?
Définition
L’exercice comptable désigne une période définie à l’avance, à la fin de laquelle vous devez calculer le résultat de votre entreprise. Il se clôture par la production des états comptables.
Durant chaque exercice comptable, l'entreprise (ou la société) doit donc enregistrer l'ensemble des opérations économiques qu’elle réalise (entrées et sorties d'argent, embauche de salariés, amortissements, etc.).
L’exercice comptable dure 12 mois (sauf cas particulier) et correspond généralement à une année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre d’une année.
En comptabilité, on parle également d’exercice social, appellation significative puisqu’il s’agit de la vie de votre société.
Les dates d’ouverture et de clôture de votre exercice comptable doivent être mentionnées dans les statuts constitutifs de votre entreprise.
À quoi sert-il ?
Au cours d’un exercice comptable, vous effectuez des dépenses, vendez des produits et/ou réalisez des prestations de services. Que vous soyez dirigeant d’une entreprise individuelle, d’une société (SARL, SAS, etc.) ou d’une EURL, vous avez l’obligation de répertorier l’ensemble de ces mouvements économiques au sein de documents comptables.
Conformément à ces obligations en matière de comptabilité, vous (ou votre expert-comptable) devez chaque année faire le point sur les différents mouvements qu’a connu votre société sur les 12 mois écoulés. Ces temps d’analyse et de synthèse, bien que complexes et fastidieux, constituent d’excellents indicateurs pour évaluer l’état de santé de votre activité, sa rentabilité et sa croissance dans le temps.
Ces éléments de comptabilité peuvent également vous être demandés par des tiers, qu’ils s’agissent d’établissements bancaires ou de potentiels investisseurs. Ainsi, si vous sollicitez un prêt auprès de votre banque, cette dernière va vouloir vérifier votre rentabilité. Autrement dit, c’est intéressant lorsque vos capitaux propres sont insuffisants pour développer votre activité de manière optimale. La banque pourra alors comparer votre chiffre d’affaires ou encore votre Excédent Brut d’Exploitation (EBE) sur plusieurs exercices comptables.
Que se passe-t-il à la fin d’un exercice comptable ?
À la fin d’un exercice social, vous êtes tenu de produire et conserver plusieurs documents comptables :
Les comptes annuels, qui comprennent le bilan, le compte de résultat et éventuellement une annexe. Leur présentation devra suivre un modèle de base, simplifié ou développé, selon le total de votre bilan, votre chiffre d’affaires et le nombre de salariés dans votre entreprise.
Le livre-journal et le grand-livre (sauf pour les micro-entreprises), sous format papier ou électronique
Le document d’inventaire qui recense la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de votre entreprise. En cas d’inventaire annuel, celui-ci devra être réalisé quelques jours avant ou après la fin de l’exercice.
Les pièces justificatives comptables (factures d’achat et de vente, relevés bancaires)
Les comptes annuels de chaque exercice doivent être approuvés dans les 6 mois qui suivent, par les associés, les actionnaires ou l'associé unique. La certification de vos comptes par un Commissaire Aux Comptes (CAC) est obligatoire si vous répondez au moins à deux des trois conditions suivantes :
Plus de 4 000 000 d’euros de bilan
Plus de 8 000 000 d’euros de Chiffres d’Affaires Hors Taxes (CAHT)
Plus de 50 salariés
Vous disposez ensuite de 1 mois pour les déposer auprès au greffe du Tribunal de commerce. Ce délai sera de 2 mois si vous effectuez votre dépôt par voie électronique.
À la suite de ce dépôt, le greffier fait publier un avis au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Les comptes annuels de votre société sont alors consultables par tous.
Vous devez également conserver l’ensemble de ces documents de comptabilité 10 ans après la fin de l’exercice.
Pour aller plus loin : Chef d’entreprise, les déclarations à ne pas manquer !
L’ouverture d’un nouvel exercice social est marquée par la création de nouveaux documents comptables. Vous ne devez en aucun cas mélanger plusieurs périodes.
Premier exercice comptable : comment ça se passe ?
Un exercice comptable de 24 mois maximum
Si vous venez de créer votre entreprise, la date d’ouverture de votre exercice comptable correspond à la date de votre immatriculation auprès du CFE.
Vous êtes ensuite libre de clôturer votre premier exercice quand vous le souhaitez, sans excéder 24 mois. L’exercice ne devra toutefois pas dépasser deux fois la date du 31 décembre. Aucune durée minimum n’est requise.
Léa a créé une EURL le 1er juin 2021. Son premier exercice comptable débute, par définition, à cette date. Elle peut décider de le clôturer quand elle veut, le 31 décembre 2021 ou le 31 mai 2022, par exemple. Toutefois, cet exercice ne pourra pas aller au-delà du 31 décembre 2022.
Quel intérêt de prolonger votre premier exercice comptable ? Vous laissez le temps à votre entreprise de faire ses premiers pas et surtout du bénéfice ! N’oubliez pas que les investisseurs peuvent avoir accès à vos comptes annuels et les comparer d’une année à une autre.
Notre conseil : profitez d’une période creuse pour clôturer votre exercice. Cela vous permettra d’être plus disponible pour préparer vos documents comptables.
Les conséquences fiscales
Vous venez de créer votre société en année N et vous souhaitez clôturer votre premier exercice en année N + 1 ?
Vous ne dressez donc pas de bilan au titre de l’année N.
Néanmoins, les bénéfices générés au cours de la période écoulée (depuis votre date d’immatriculation) jusqu'au 31 décembre de l'année N feront l’objet d’une imposition.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’imposition de vos bénéfices, n’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet : Régime fiscal : comment choisir entre l'IS et l'IR ?
Si par exemple, vous avez créé votre société le 1er juillet de l’année N et décidez de clôturer votre premier exercice le 30 juin de l’année N + 1, les revenus imposables au titre de l’année N comprendront les bénéfices générés entre le 1er juillet et le 31 décembre de l’année N.
Ce principe s’applique également si vous changez la date de clôture de votre exercice en cours d'année (N) et le prolongez sur l’année N + 1.
Comment déterminer les dates d’un exercice comptable ?
Une liberté encadrée
On vous le disait, à l’exception des sociétés nouvellement créées, un exercice comptable doit obligatoirement durer 12 mois.
Toutefois, la loi ne fixe pas d’obligations quant à sa date de clôture. Bien que la plupart des entreprises choisissent de faire coïncider exercice comptable et année civile (c’est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre), vous êtes donc totalement libre d’arrêter votre exercice comptable en cours d’année, tant que celui-ci dure 12 mois.
Léa clôt son premier exercice au 31 mars, les suivants débuteront le 1er avril et se clôtureront toujours le 31 mars (sauf modification de sa part).
Par ailleurs, bien que choisie librement, la date de fin d’un exercice doit être fixée précisément. Vous ne pouvez pas décider qu’il s’agira du « dernier vendredi du mois de décembre », car il s’agirait d’une date variable. Vous devez fournir une date précise, comme le 31 mars ou le 31 décembre par exemple.
Si vous exercez une activité libérale soumise au régime des bénéfices non commerciaux (BNC), la clôture de votre exercice intervient obligatoirement le 31 décembre.
Le cas particulier des activités saisonnières
Les activités saisonnières (cueillette, récolte, stations de sport d’hiver ou balnéaires, etc.) ont par nature des pics d’activité, qui de surcroît peuvent être à cheval sur deux années.
Or vos comptes annuels doivent idéalement correspondre à un cycle complet d’exploitation. Mieux vaut également choisir une fin d’exercice au moment où vos stocks sont au plus bas et au moment où les salaires dus à votre personnel (si vous en avez) ont été réglés.
Léo est artisan et vend ses créations sur les marchés de Noël. Il a pour habitude de clôturer son exercice comptable le 31 janvier.
Johan, lui, profite de la période estivale pour vendre ses glaces artisanales. Chaque année, il clôture son exercice comptable le 30 septembre.
Comment modifier les dates d’un exercice comptable ?
Il est tout à fait possible de modifier la date de clôture de votre exercice comptable en cours de route ! Plusieurs raisons peuvent justifier ce choix : une fermeture temporaire d’activité, un rythme d’activité différent, etc.
Mais attention, vous ne pourrez pas choisir comme date de clôture une date déjà passée. Imaginons par exemple que nous soyons le 30 avril et que vous souhaitiez désormais que votre exercice se termine le 1er avril. La date étant déjà passée, vous devrez attendre l’exercice suivant pour faire cette modification.
Une fois la nouvelle date de clôture déterminée, vous pourrez réduire ou prolonger la durée de l’exercice en cours, afin de le faire coïncider avec les nouvelles dates.
Pour effectuer cette modification, vous devez successivement :
Faire voter cette décision en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)
Déposer la nouvelle date de clôture au greffe du tribunal de commerce du siège social.
Le dossier déposé au greffe contiendra les pièces suivantes :
La copie des statuts mis à jour
La copie du Procès-Verbal (PV) de l’AGE ayant pris la décision de modification
Votre procuration, en tant que dirigeant de la société, si une autre personne effectue le dépôt à votre place.
Si vous êtes gérant d’une SARL ou d’une EURL, ou encore président d’une SAS ou SASU, la date de clôture modifiée devra également figurer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) dans le mois qui suit l’AGE.
Suite à la création de votre société, une annonce est parue dans un Journal d’Annonces Légales (JAL). Si vous y aviez précisé une date de clôture d’exercice, vous devez faire publier une nouvelle annonce, précisant les nouvelles dates d'ouverture et/ou de clôture.
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