Convention réglementée en SARL : exemples et procédures
Au cours de son existence, une SARL conclu une multitude de contrats. Dans le cas où la SARL (personne morale) passe un contrat avec son propre gérant, son dirigeant ou l’un de ses associés (personne physique) on parle de convention réglementée. Cette convention est dite réglementée, car elle est soumise à l’approbation unanime des associés afin qu’elle ne profite pas qu’au gérant ou à l’associé concerné au détriment de la société et des autres associés. Quels contrats rentrent dans le champ d’une convention réglementée en SARL ? Quelles sont les différentes procédures ? On décortique pour vous différents exemples de conventions réglementées et les étapes de la procédure !
Qu’est-ce qu’une convention réglementée en SARL ?
Un contrat soumis à une procédure
Au cours de votre expérience entrepreneuriale, vous serez amené à passer de nombreux contrats au nom et pour le compte de votre société, que ce soit pour un fournisseur, pour l’électricité, ou encore pour louer un bail commercial.
Une convention réglementée se définit comme tout contrat, écrit ou oral, passé entre la SARL et un associé ou son gérant (article L223-19). Cela s’applique aussi aux SARL de famille.
Contrat ou convention ? Un contrat désigne le document, tandis qu’une convention renvoie au fond du contrat sur lequel les signataires se sont entendus. Les deux termes sont synonymes dans le langage commun.
La convention peut être :
Directe, lorsqu’elle est passée entre la SARL et son gérant ou un associé de la SARL
Indirecte, lorsqu’elle est passée entre la SARL et une autre société, dont un associé, gérant, administrateur, directeur général, membre du directoire ou du conseil de surveillance, est simultanément gérant ou associé de la SARL
Justine est la gérante d’une SARL de fabrication de chocolats. Pour Pâques, elle passe un contrat avec une société de prestation logistique pour envoyer ses chocolats. Son beau-frère, Jean, est associé dans sa SARL et président de la société prestataire. Le contrat passé est une convention réglementée indirecte.
La convention est dite réglementée, car elle est soumise à l’accord de tous les associés réunis en assemblée générale ordinaire.
Pourquoi cette précaution ? Pour éviter que le gérant ou l’associé se servent de leur position pour conclure des contrats qui ne servent que leur intérêt en dépit de la société et du reste des associés.
Dans notre exemple, le risque serait que Justine accepte de signer un contrat à un prix exorbitant pour enrichir son beau-frère.
La convention réglementée est souvent définie par opposition à :
Une convention sur une opération courante, comme la vente des chocolats par la SARL de Justine ou le contrat de location de sa boutique. Elle ne nécessite pas de contrôle des associés.
Une convention interdite, comme un emprunt bancaire accordé par la SARL à une personne physique. Si dénoncée, elle est annulée et le dirigeant qui l’a signée peut voir sa responsabilité civile engagée (amende).
Exemples de conventions réglementées en SARL
La rémunération du gérant
La rémunération du gérant de la SARL est généralement fixée par les statuts, qui sont votés par les associés en assemblée générale ordinaire (Cass. com. 4 mai 2010).
Puisqu’elle peut évoluer d’une année à l’autre, la seule condition est de la mentionner dans un rapport sur les conventions réglementées signé par les associés et annexé au procès-verbal de l'assemblée générale (Cass. com. 15 mars 2017).
Attention : si les statuts confient la détermination de la rémunération à un autre organe ou à une catégorie d’associés, il s’agit d’une convention réglementée. Il en sera de même pour toute modification ultérieure (indemnité de départ, augmentation, prime).
Un contrat de travail des associés
Les associés non-gérant ainsi que le gérant peuvent être salariés dans la SARL. Comme un salarié, ils sont liés par un contrat de travail soumis à la procédure des conventions réglementées.
Un gérant associé qui détient plus de 50 % du capital social ne peut jamais être salarié de sa propre SARL.
L’acquisition d’un bien appartenant à un associé
L’achat d'un bien par la SARL à un associé ou à son gérant sera également encadré par une convention réglementée. Le but ? Vérifier que la vente ne soit pas conclue dans des conditions dites anormales.
Une condition anormale peut être un prix de vente exorbitant au bénéfice de l’associé. Dans le sens inverse, cela peut aussi être la vente d’un bien de la SARL à un associé pour un prix dérisoire.
L’ouverture d’un compte courant au bénéfice d’un associé
Un compte courant d'associé est un compte qui permet à un associé de mettre à la disposition de l’entreprise une somme d’argent.
Ce compte courant fonctionne comme un prêt à la banque, où l’associé est le prêteur et la société l’emprunteur. La SARL, qui bénéficie de ce prêt, devra donc rembourser ce prêt à l’associé prêteur en payant également des intérêts, comme c’est le cas pour n’importe quel prêt classique.
Vous l’avez compris, la convention réglementée s’applique également ici afin de vérifier que les taux d’intérêts pratiqués ne sont ni excessifs ni dérisoires.
Quelles procédures pour conclure une convention réglementée en SARL ?
La procédure varie selon la présence d’un commissaire aux comptes (CAC) dans la SARL, qui a pour mission de vérifier que les comptes financiers de la société sont justes et complets.
Pour rappel, un commissaire aux comptes est obligatoirement nommé lors d’une assemblée générale ordinaire si deux des trois seuils suivants sont atteints par la société concernée :
4 000 000 € de total au bilan (somme de tous les actifs dans un bilan comptable)
8 000 000 € de chiffre d'affaires HT
50 salariés
Un CAC peut aussi être désigné à la demande des associés représentant au moins 1/3 du capital, ou sur demande en justice des associés minoritaires représentant au moins 10 % du capital.
La procédure classique avec un commissaire aux comptes
Dans le cas où un commissaire aux comptes travaille pour la SARL, la procédure d’approbation des associés est dite a posteriori, c’est-à-dire après leur signature. Les conventions réglementées sont ensuite approuvées par les associés lors de l’assemblée annuelle d’approbation des comptes de la société.
Avant cette assemblée générale ordinaire, le commissaire aux comptes établit un rapport spécial. Si l’Assemblée générale ordinaire prend une forme écrite, le rapport doit y être communiqué aux associés. Si le gérant le rédige, il doit transmettre ce rapport au commissaire aux comptes dans le mois qui suit la conclusion de la convention.
Ce rapport contient :
L’énumération des conventions à approuver
Le nom des gérants et / ou associés concernés par la convention
La nature de chaque convention (orale ou écrite) et son contenu
Les modalités qui composent la convention (prix, garanties)
L’importance des engagements de la SARL
Les associés votent selon les règles de quorum et de majorité écrites dans les statuts. L’article L223-19 du Code de commerce prévoit que les décisions en assemblée générale ordinaire sont adoptées à la majorité des parts sociales, soit la moitié des voix + 1 vote. Quel que soit le nombre d’associés présents, la majorité est calculée sur les votes des personnes présentes ou qui ont voté par procuration.
À défaut, les associés sont convoqués ou consultés une seconde fois. Toutefois, les statuts peuvent prévoir une majorité plus élevée ou supprimer la deuxième consultation.
Pour assurer l’impartialité du vote, le gérant ou l’associé concerné par la convention réglementée ne prend pas part au vote. De la même manière, ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.
La procédure sans commissaire aux comptes
Dans l’hypothèse où la SARL n’a pas de CAC ou que le gérant signataire de la convention n’est pas associé, les associés ne recevront pas de rapport spécial rappelant toutes les conventions réglementées. Chaque convention doit alors être autorisée par les associés avant sa conclusion (approbation a priori).
Le cas de l’EURL : une procédure simplifiée
Dans le cas ou votre société à responsabilité limitée ne compte qu’un associé unique, on parle d’EURL. Si l’unique associé passe un contrat entre sa société et lui-même, il doit seulement le mentionner dans un registre des décisions.
Ce registre remplace les procès-verbaux rédigés après une assemblée générale dans une société avec plusieurs associés.
Pour en savoir plus : Fonctionnement de l’EURL : tout comprendre
Les effets d’une convention réglementée
Soyez attentifs : que la convention soit approuvée ou non par les associés réunis en assemblée générale ordinaire, elle s’appliquera.
Si elle n’a pas été autorisée, elle pourra l’être a posteriori par l’assemblée générale ordinaire. Là encore, le gérant ou l’associé concerné ne pourront pas prendre part au vote et ses parts ne seront pas comptées.
Dans la procédure a posteriori, la convention peut aussi être annulée, si la cause est illicite (vente d’armes par exemple) ou que l’acte porte atteinte à l’intérêt de la société et des autres associés. Un associé peut alors demander l’annulation de la convention au tribunal de commerce, dans un délai maximum de 3 ans à compter de la date de la convention. Si elle a été dissimulée au reste des associés, ce délai commence à courir à compter du jour où la convention a été révélée à eux.
Le gérant ou associé signataire peut être condamné à des sanctions, si la convention a eu des conséquences néfastes pour la société ou le reste des associés. Dans le cas d’une SARL qui loue des locaux à une SCI dont son gérant était associé de la SARL, sans possibilité de donner un congé anticipé, l’associé gérant de la SCI peut être condamné à rembourser à la SARL les loyers qu’il devait (arrêt du 3 avril 2007).
Si deux associés passent ensemble le contrat avec la SARL, ils sont tenus solidairement, autrement dit ils se partagent la responsabilité et le paiement d’une amende.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour conclure une convention réglementée en SARL. Des questions ou des doutes ? Nos conseillers sont là pour vous aider et vous accompagner dans vos démarches de création d’entreprise. N’hésitez pas à faire appel à eux !