Comment faire une déclaration préalable à l’embauche ?
Au moment d’embaucher un salarié au sein de votre entreprise, vous devez respecter des démarches administratives précises. Il vous est notamment demandé de remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour enregistrement auprès de l’URSSAF. Qui est concerné au sein des entreprises ? Où trouver ce formulaire ? Quelles informations y mentionner ? On vous guide pas à pas !
Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : définition
Une obligation légale
Comme le précise l’article L1221-10 du Code du travail, l’embauche d’un salarié doit obligatoirement faire l’objet d’une déclaration préalable. Celle-ci a pour objectif de lutter contre le délit de travail dissimulé.
La DPAE a remplacé la Déclaration unique d’embauche en 2011. Le CERFA n°12044*01 n'est donc plus en vigueur.
Elle doit être transmise à l’URSSAF avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant l’arrivée effective de votre nouveau salarié.
Quels sont les salariés concernés ?
La DPAE concerne uniquement les salariés affiliés au régime général de la Sécurité Sociale, quels que soient la forme juridique de votre entreprise, son effectif et son secteur d’activité.
Cette déclaration est obligatoire pour tous les types de contrats de travail, qu’il s’agisse d’un CDD, d’un CDI, d’un contrat d’apprentissage, d’un contrat de travail temporaire, à temps plein ou à temps partiel.
Les associations sont elles aussi soumises à cette obligation de déclaration, qu’il s’agisse d’une association à but non lucratif, intermédiaire ou d’une association de services aux personnes.
Il existe toutefois des exceptions vous dispensant de cette déclaration. Ainsi, vous n’avez pas à effectuer de DPAE pour :
Les stages étudiants en milieu professionnel : vous devrez néanmoins mentionner l’identité de ces stagiaires dans le registre unique du personnel
Les bénévoles, dès lors que l’aide fournie par cette personne ne donne lieu à aucune contrepartie financière et à aucun lieu de subordination dans l’établissement
Les personnes en service civique ou engagées dans une démarche de volontariat international
La DPAE une formalité nominative. Vous devez donc effectuer cette déclaration à chaque fois que vous embauchez un nouveau salarié au sein de votre établissement.
À quoi sert la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche a pour but de faciliter vos démarches relatives à l’emploi d’un nouveau salarié.
Elle vous permet d’effectuer 6 formalités en un seul et unique document :
La création de votre compte employeur (uniquement lors de votre première DPAE) : cela entraîne votre immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la sécurité sociale.
L’immatriculation de ce nouveau salarié auprès de la CPAM
Votre rattachement en tant qu’employeur auprès du régime d’assurance chômage
Votre demande d’adhésion au service de santé au travail
La demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche pour votre nouveau salarié
L’inscription de ce salarié au sein de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
La DPAE est une formalité obligatoire et peut faire l’objet d’un contrôle de l’inspection du travail. En cas d'absence de déclaration ou de déclaration tardive, vous risquez des sanctions financières (amende et / ou versement des cotisations non payées). Vous encourez également des sanctions pénales, pouvant aller jusqu'à 45 000 euros pour une personne physique et 225 000 euros pour une personne morale.
Comment remplir une déclaration préalable à l’embauche ?
Étape 1 : créer votre compte employeur
S’il s’agit de votre première DPAE, vous devez tout d’abord créer votre compte employeur. Pour cela, il vous suffit de faire une demande d’adhésion aux services en ligne sur le site de l’URSSAF. Il vous sera notamment demandé de renseigner votre numéro de SIRET et votre adresse mail. Vous devrez également créer un mot de passe afin d’accéder à votre espace personnel.
Une fois votre espace employeur créé, vous pourrez renseigner les informations concernant votre entreprise / société :
La dénomination sociale de votre entreprise ainsi que l’adresse de son siège social. Si vous êtes entrepreneur individuel, vous indiquez simplement votre nom, votre prénom et l’adresse de domiciliation de votre activité.
Le code APE ou NAF de votre société : ce code est composé de 4 chiffres et d’1 lettre. Il permet de déterminer la nature de votre activité.
Le numéro de SIRET de la société : il est composé de 14 chiffres et permet d’identifier votre entreprise.
Le service de médecine du travail dont dépend votre entreprise, pour la visite d’embauche et le suivi médical des salariés. Vous trouverez ses coordonnées sur le site de l’URSSAF et / ou de la Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS).
L’URSSAF a développé différents services afin de faciliter l’embauche de salariés. Ainsi, la DPAE est déjà intégrée au titre emploi service entreprise (Tese), au chèque emploi associatif (CEA), au titre firmes étrangères (TFE) ou au guichet unique spectacle (Guso). Si vous utilisez l’un de ces dispositifs, vous n’avez donc pas de DPAE à faire en parallèle. Toutes les démarches se font en même temps !
Étape 2 : renseigner les informations relatives à l’embauche
Le salarié
Concernant le salarié, il vous est demandé d’indiquer :
Son nom et son prénom
Sa date et son lieu de naissance
Son numéro de sécurité sociale du salarié
Le contrat de travail
Il vous faudra également remplir les informations concernant le poste que le salarié occupera :
La date et l’heure d’embauche
La nature du contrat de travail : CDD, CDI, emploi intérimaire, contrat d’apprentissage, etc.
La durée du contrat, s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée
La durée de la période d’essai (s’il y en a une)
Étape 3 : transmettre la déclaration
Par voie dématérialisée
Vous pouvez effectuer la totalité de votre première DPAE sur le site de l’URSSAF, après avoir créé votre compte employeur.
Pour les suivantes, vous devrez directement vous connecter sur votre compte net-entreprises.fr. Vous remplirez alors le formulaire directement en ligne ou pourrez y déposer le fichier issu de votre logiciel de ressources humaines. Les informations concernant votre entreprise seront préremplies et vous recevrez un accusé de réception suite à votre déclaration.
Par courrier
Vous avez également la possibilité de télécharger le Cerfa n° 14738*01. Vous devrez ensuite le transmettre par courrier à l’URSSAF dont dépend votre entreprise. Attention, aucun accusé de réception ne vous sera envoyé.
Par mail
Jusqu’au 1er juillet 2022, vous avez encore la possibilité de transmettre ce formulaire par mail à l’URSSAF. Passée cette date, ça ne sera plus possible ! La transmission par flux CFT sera également interrompue fin 2022. Pensez à anticiper cette étape si vous utilisez ce logiciel de transfert.
Si vous déclarez plus de 50 nouveaux salariés sur une année, vous devez alors obligatoirement dématérialiser vos déclarations sur l’année civile suivante.
Notez enfin qu'en tant qu'employeur, vous avez l’obligation de remettre une copie de la DPAE (ou l’accusé de réception) au salarié nouvellement embauché. À défaut, son contrat de travail doit obligatoirement mentionner l’organisme destinataire de la déclaration.
Et si l’embauche n’a finalement pas lieu ?
Votre futur salarié s’est désisté avant le début de son contrat ? Vous ne pouvez finalement plus l’embaucher ? Dans tous les cas, cette DPAE n’est plus valable.
S’il s’agissait de votre première embauche, vous devez immédiatement contacter l’URSSAF. Cela permettra d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur et d’éviter des démarches inutiles.
Si ce n’était pas votre première DPAE, vous n’avez pas de démarches particulières à effectuer. En effet, la DPAE n’induit pas une embauche effective, il n’y a donc pas de conséquences si l’embauche du salarié n’a pas lieu.
Vous venez de transmettre votre DPAE et vous vous êtes aperçu d’une erreur ? Vous disposez de 2 jours pour la modifier. Passé ce délai, vous serez contraint de refaire une déclaration préalable à l’embauche pour ce salarié. Celle-ci annulera alors la première.
Vous avez maintenant toutes les clés pour remplir une DPAE comme un chef ! Vous pouvez donc embaucher de nouveaux salariés et faire grandir votre entreprise. Si vous avez besoin d’aide pour renseigner ce formulaire ou que vous souhaitez être soutenu dans la gestion quotidienne de votre société, les experts Simplitoo sont là pour vous accompagner dans toutes vos obligations administratives et juridiques. Contactez-nous !