Comment obtenir le Kbis d'une association ?
L’extrait Kbis (ou Kbis) ne concerne en principe pas les associations. Il y a toutefois des exceptions. Découvrez-les ici et retrouvez les étapes à suivre pour obtenir l’extrait Kbis d’une association en toute simplicité.
Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est la véritable « carte d’identité » d’une personne morale immatriculée au Registre du Commerce des Sociétés (RCS). Il en atteste l’existence juridique, mentionnant les principales caractéristiques d’une entreprise. Figurent notamment à l’extrait Kbis d’une entreprise :
La date d’immatriculation au RCS
La dénomination ou raison sociale de l’entreprise
La forme juridique (SARL, SAS, SCI, GIE,…)
Le montant du capital social
L’adresse du siège
Les activités principales exercées
Une personne morale est une entité telle qu’une société, une fondation ou une association créée par une ou plusieurs personnes dans un but particulier. La personne morale dispose d’une personnalité juridique propre. Cela lui permet d’exister aux yeux de la loi, indépendamment des personnes physiques qui l’ont créée.
Quels types d’associations disposent d’un extrait Kbis ?
Si vous êtes membre d’une association ou que vous souhaitez en créer une, l’extrait Kbis ne vous concerne en principe pas. En effet, la plupart des associations ne sont pas immatriculées au RCS puisqu’elles n’exercent pas une activité commerciale. Elles n’auront donc pas de Kbis.
Deux exceptions existent cependant :
si votre association entend émettre des obligations ou des titres de créances négociables
OU
si votre association souhaite réaliser à titre habituel des opérations de change manuel immédiat de billets ou de monnaies de devises différentes
vous devrez procéder à son immatriculation au RCS et vous pourrez par la suite disposer d’un extrait Kbis.
En effet, l’association exercera dans ces deux cas une activité monétaire ou financière, contrairement aux associations loi 1901 « classiques ». Il est donc normal que ces deux types d’associations soient immatriculées au RCS comme n’importe quelle société exerçant des activités de même nature.
Les formalités de constitution des associations émettant des obligations ou des titres de créances négociables et des associations réalisant habituellement des opérations de change de devises sont les mêmes que pour toutes les sociétés. Ainsi, pour acquérir une réelle existence juridique, ces deux types d’associations doivent être immatriculées au RCS. L’immatriculation au RCS se matérialise par le dépôt des statuts auprès du Greffe du tribunal de commerce territorialement compétent, lequel est chargé de contrôler la légalité de ces associations et d’émettre, à l’issue de ce contrôle, l’extrait K-bis.
À quoi sert un extrait Kbis d’association et à qui est-il utile ?
Vous êtes une association dont l’activité nécessite l’immatriculation au RCS
Votre association fait partie des deux cas nécessitant une immatriculation au RCS mais vous ne savez pas en quoi l’extrait Kbis peut vous être utile ? Sachez que l’extrait Kbis vous sera généralement demandé si votre association :
répond à un appel d’offres public
fait l’acquisition de matériels professionnels auprès de distributeurs
ouvre un compte auprès d'une banque
Il s’agit là d’une liste non exhaustive des situations dans lesquelles vous serez amené à produire l’extrait Kbis de l’association dont vous faites partie. Ce document permet au demandeur d’obtenir des informations officielles sur votre organisation et d’en vérifier le sérieux par la même occasion.
Attention, le Kbis ne vous est pas envoyé automatiquement à la suite de votre immatriculation au RCS : il vous faudra donc le commander. Sachez que la délivrance de ce document n’est pas gratuite ! On vous explique la marche à suivre pour obtenir votre extrait Kbis dans la partie « Commander un extrait Kbis en ligne en 4 étapes » de cet article.
À défaut de Kbis, les associations n’étant pas soumises à l’obligation d’immatriculation au RCS - soit la plupart des associations en France - peuvent prouver leur existence juridique auprès d’une banque ou d’un organisme public ou privé par la parution au journal officiel des associations et des fondations d’entreprise (JOAFE).
Vous êtes un tiers qui recherche des informations sur une association immatriculée au RCS
En tant que tiers à l’association, vous pouvez également avoir un intérêt à connaître les informations inhérentes à une association et donc à en commander l’extrait Kbis. Par exemple, si en tant que journaliste vous êtes amené à rédiger un article sur une association dont vous ignorez l’activité, vous aurez tout intérêt à en commander l’extrait Kbis. Vous aurez ainsi accès à des informations telles que sa date de constitution ou la description détaillée de son activité principale. Le principe est le même si vous êtes amenés à collaborer avec cette association et souhaitez vous renseigner en amont sur elle. En vous renseignant par exemple sur son capital social, vous pouvez vous faire une idée plus précise des moyens dont elle dispose.
Qui peut obtenir un extrait Kbis ?
Il est important de noter que toute personne peut demander l’extrait Kbis d’une personne morale. Il n’est donc pas nécessaire que vous soyez un membre ou dirigeant de l’association (ou entreprise) pour commander son extrait Kbis.
Surprenant, non ? Puisque l’extrait Kbis a pour but de renseigner le public sur les principales caractéristiques des personnes morales immatriculées au RCS, il doit donc être accessible à tous.
Par exemple, si vous souhaitez conclure un contrat avec une entreprise mais que vous doutez de la capacité de votre interlocuteur de signer le contrat au nom de cette entreprise, l’extrait Kbis pourra vous renseigner sur l’identité des dirigeants pouvant engager contractuellement cette entreprise.
Où demander un extrait Kbis ?
Tout comme l’extrait Kbis d’une société commerciale, l’extrait Kbis d’une association immatriculée au RCS peut être commandé auprès du greffe du tribunal du commerce de la ville de l’entreprise (sauf en Alsace-Moselle, Guadeloupe, Martinique et Guyane, où il faut s'adresser à la chambre commerciale du tribunal).
Une copie immédiatement téléchargeable peut également être commandée en ligne sur le site infogreffe.fr. Vous devrez alors insérer votre adresse e-mail, puisqu’une copie numérique de l’extrait Kbis vous sera envoyée instantanément par courriel.
Il est important de noter que si vous souhaitez recevoir le Kbis sous forme papier, il n’est pas nécessaire de se rendre au guichet du greffe compétent. Vous pouvez aisément le demander sur le site infogreffe.fr, en cochant la case « courrier ».
Seul l’extrait Kbis commandé auprès du greffe et signé par le greffier du tribunal de commerce est officiel et peut être utilisé !
Commander un extrait Kbis en ligne en 4 étapes
N’importe quel particulier ou professionnel peut commander un extrait Kbis d’une association sur le site infogreffe.fr.
Si vous êtes dirigeant d’une association, vous pourrez obtenir gratuitement l’extrait Kbis électronique de votre association depuis votre espace en ligne, en activant votre identité numérique en ligne sur le site www.monidenum.fr.
En revanche, si vous êtes tiers à l’association, vous devrez payer pour recevoir le Kbis d’une association dont vous n’êtes pas membre. Comment vous y prendre ? Il vous suffit de suivre ces quatre simples étapes :
Étape 1
Trouvez l’association souhaitée à l’aide du formulaire « Rechercher une entreprise » sur le site infogreffe.fr. Vous devrez insérer, au choix, l’un des paramètres suivants :
le nom de l’association
le numéro SIREN (Système d'identification du Répertoire des Entreprises) de l’association, à savoir le numéro d’identification à 9 chiffres propre à chaque entreprise
le numéro SIRET (Système d’identification du Répertoire des Établissements) de l’association, soit son identifiant composé des 14 chiffres attribués par l'INSEE.
La plupart des associations possèdent un numéro SIREN ou SIRET mais ne sont pas immatriculées au RCS. Dans ce cas, il ne vous sera pas possible de commander un extrait Kbis !
Étape 2
Cliquez sur l'onglet « Extrait Kbis » dans la section « Documents officiels » de l’association souhaitée, ou cliquez directement sur l’onglet « Kbis » dans la section « Achat express ».
Étape 3
Sélectionnez le mode de réception du Kbis souhaité (par courrier et/ou par voie électronique). Il sera automatiquement ajouté à votre panier.
Étape 4
Cliquez sur « Terminer ma commande » ou directement sur le logo du panier qui se trouve en haut de la page, puis sur « Commander ». L’extrait Kbis en téléchargement immédiat coûte 3,53 € TTC (tarif 2020). Vous pouvez également commander un extrait Kbis avec l’historique de toutes les modifications de l’association au prix de 12,68 € TTC (tarif 2020).
De manière générale, lorsqu’un extrait Kbis vous est demandé, par exemple lors d’une candidature à un appel d’offres public, il devra dater de moins de trois mois. Pourquoi ? Pour s’assurer qu’il est à jour ! En effet, au cours de son existence, une entreprise peut subir d’importantes mutations. Elle peut par exemple déménager, s’agrandir ou modifier la composition de sa direction.
L’extrait Kbis sera régulièrement mis à jour par le greffe du tribunal concerné pour tenir compte de ces modifications. Cependant, vous ne recevrez pas un nouvel extrait Kbis à chaque fois qu’une modification y est inscrite. Ainsi le Kbis devra être récent pour garantir son exactitude.
Pour avoir un Kbis constamment à jour, il est possible de souscrire à un envoi périodique de ce document en cliquant sur l’onglet « Recevoir régulièrement un extrait Kbis ». Le document sera alors envoyé automatiquement par courrier à la fréquence choisie par l’usager. Cette possibilité par exemple intéressante pour les associations qui participent souvent à des appels d’offres publics (par exemple des associations de réinsertion professionnelle dans le domaine du bâtiment, de la restauration, du nettoyage, etc.).
En conclusion, l’extrait Kbis d’une association est un document officiel qui a pour vocation de transmettre une image fidèle de la situation de l’organisation.
Vous disposez désormais de toutes les informations pour savoir si une association peut s’immatriculer au RCS et comment obtenir son extrait Kbis . N’hésitez pas à contacter l’équipe Simplitoo : nous sommes là pour vous aider !