Comment obtenir un extrait Kbis ?

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis et à quoi sert-il ?

L’extrait Kbis permet d’identifier une personne morale contrairement à l’extrait K qui est réservé aux personnes physiques (exemple : EI et EIRL). Le Kbis peut se définir comme étant l’état civil de l’entreprise. 

Il permet de connaître les informations que l’entreprise doit déclarer, à savoir  : 

• Greffe du tribunal où la société est immatriculée

• Raison sociale, sigle, enseigne (H&M est le sigle de Hennes & Mauritz par exemple)

• Numéro d’identification (SIREN)

• Forme juridique (exemple : SAS, SARL, SNC, etc.)

• Capital social 

• Adresse du siège social 

• Date de constitution 

• Code NAF 

• Activité exercée

• Adresse du principal établissement 

• Coordonnées et fonctions du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes le cas échéant 
  

Vous l’avez donc remarqué, le Kbis est un document juridique très complet qui transmet une image concrète et fidèle de la situation de l’entreprise. 

Par conséquent, la communication d’une copie du Kbis est souvent exigée à l’occasion de l’ouverture d’un compte en banque, d’une candidature à un appel d’offres public ou encore pour acheter du matériel professionnel. Le Kbis est fondamental en ce qu’il permet d’identifier la personne morale de manière fiable et sécurisée et d’attester de son existence juridique.

Les étapes d’obtention d’un extrait Kbis

Étape 1 : Immatriculation de l’entreprise au RCS 

Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est un registre tenu par le greffier du Tribunal de Commerce du lieu du principal établissement de l’entreprise ou, s’il s’agit d’une société, du siège social. 

Une fois ses statuts rédigés, l'entreprise commerciale doit s’immatriculer pour exister juridiquement. 

Les personnes tenues de s’immatriculer à ce registre officiel sont les suivantes : 

• Commerçants

• Sociétés commerciales et civiles 

• Groupements d’intérêt économique

• Groupement européens d’intérêt économique 

• Auto-entrepreneurs (uniquement si leur activité est commerciale ou bien artisanale mixte)

• Associations répondant à des critères spécifiques 

Les entreprises exerçant une activité mixte sont également obligées de s’immatriculer auprès du RCS si l’une de leur activité est commerciale. Elles peuvent également être tenues, selon leur autre activité, de s’immatriculer auprès du registre spécial correspondant (tel que le Répertoire des Métiers).

Exemple
Georges est peintre et vend des œuvres d’art. Il exerce une activité mixte c’est-à-dire une activité artisanale (l’activité de peinture) et commerciale (la vente d’œuvres d’art). Ainsi, Georges devra s’immatriculer à la fois au RCS en tant que vendeur d’œuvres d’art et au Répertoire des Métiers en tant que peintre.

À défaut d’immatriculation, le chef d’entreprise s’expose à une condamnation pénale pour délit d’entrave. Sachez qu’une condamnation pénale implique une amende et une mention à votre casier judiciaire, lorsque ce n’est pas une peine d’emprisonnement ! 

Voici les documents à transmettre pour une immatriculation réussie : 

• Formulaire M0 correspondant au statut juridique de votre entreprise commerciale (ex : SARL, SAS, Société Civile, etc.).

• Justificatif d’occupation des locaux (exemple : facture d’eau ou d’électricité au nom de l’entreprise).

• Copie de la pièce d’identité du dirigeant et attestation de filiation (rapport de famille liant un individu à la personne dont il est issu), accompagnées d’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation.

• Chèque au montant correspondant à la situation de votre société.

Le prix de l’immatriculation d’une entreprise commerciale varie entre 25,19 € et 130 € . 

Dans le cas des sociétés, le dirigeant devra apporter les éléments suivants : 

• Statuts de la société correctement signés  

• Attestation de parution d’un avis de constitution dans un journal d’annonces légales 

• Déclaration des bénéficiaires effectifs de la société (la ou les personne(s) physique(s) qui contrôlent directement ou indirectement la société). 

Selon la nature de l’entreprise ou de la société, des documents supplémentaires peuvent également être exigés.

Étape 2 : Demande sur le site internet d’Infogreffe

Infogreffe est un groupement d’intérêt économique qui agit en tant que service officiel de l’État à travers son site internet et ses services commerciaux. 

Une entreprise commerciale immatriculée au RCS peut commander un extrait Kbis directement sur le site Infogreffe.fr en remplissant un formulaire sur lequel doivent être renseignés la dénomination sociale ou le numéro de SIRET de l’entreprise. 

Une fois le formulaire complété, il faut sélectionner l’entreprise en question parmi les résultats de la recherche. La demande d‘obtention se fait dans l’onglet “extrait Kbis”. 

Étape 3 : Demande physique aux greffes du Tribunal de Commerce 

Le Tribunal compétent pour délivrer un extrait Kbis est le Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise, c’est-à-dire le tribunal du lieu de son siège social ou celui du lieu de son principal établissement. 

Toute personne peut solliciter l’extrait Kbis d’une entreprise dès lors qu’il en connaît la dénomination sociale, le nom de l’entreprise ou son sigle (diminutif de la dénomination sociale), ainsi que son numéro SIREN.

Coûts d’obtention d’un extrait de Kbis

Le Kbis peut être communiqué de manière électronique gratuitement au chef d’entreprise de l’entreprise en question. Il en coûtera 3,53 € pour un tiers qui souhaite l’obtenir en téléchargement immédiat et 4,08 € s’il souhaite se le faire envoyer par courrier. Quel que soit le format et l’identité du demandeur, le Kbis se demande via le site internet d’Infogreffe.

Pour vous faciliter la vie, on vous explique ce qu’est Monidenum ! Il s’agit d’une plateforme d’authentification numérique gratuite et 100 % sécurisée. Elle simplifie vos démarches en ligne auprès des sites partenaires (Tribunal Digital, Marketplace infogreffe). Vous y renseignez vos informations de contact et y transmettez vos pièces d’identité. Elles sont ensuite vérifiées par les bases de données des registres légaux tenus par les greffiers des Tribunaux de commerce. Dès lors, votre identité numérique Monidenum est activée. Vous pouvez notamment : 

• Utiliser votre nouveau compte Monidenum pour agir sur les sites partenaires en votre nom ou celui de votre société 

• Gérer vos mandats (paiements) depuis votre espace personnel dédié en ligne 

• Accéder au Tribunal digital : saisir une action en justice et suivre votre dossier en ligne 

Pour en savoir plus : retrouvez notre article MonIdenum : comment ça fonctionne ? 

Par ailleurs, il est possible pour les personnes morales de souscrire à une option d’envoi périodique de l’extrait Kbis. La durée de cette option est déterminée librement par la personne morale en question.

Si vous souhaitez vous rendre directement aux greffes du Tribunal de Commerce plutôt que de passer par internet, l’extrait Kbis vous en coûtera alors 2,82 €. 

Ainsi, l’extrait Kbis sécurise l’entreprise vis-à-vis des tiers, tout comme un passeport atteste la fiabilité des informations officielles d’une personne. L’obtention de l’extrait Kbis se révèlera donc indispensable à l’exercice de votre activité commerciale. 

Vous souhaitez obtenir de l’aide pour obtenir votre extrait Kbis ? N’hésitez pas à nous contacter sur notre Live Chat ou nos réseaux sociaux : nous sommes là pour vous aider.