Relance de facture impayée
Vous faites face à une facture impayée de la part d’un client et vous ne savez pas comment procéder ? C’est ce qu’on appelle le recouvrement d’une créance et vous devez relancer votre client pour conserver la bonne santé financière de votre entreprise. Mais alors comment faire ? Y a-t-il des conséquences sur votre activité ? Est-il possible garder des bonnes relations commerciales ? On fait le point sur tout ce que vous devez savoir pour relancer des factures impayées !
Dans quelle situation dois-je faire une relance ?
Vous devez courir après un client pour obtenir votre paiement ? Plusieurs situations peuvent mener à une facture impayée :
Lorsqu’un ou plusieurs de vos clients ne respectent pas les délais de paiement déterminés et inscrits sur la facture.
Lorsqu'un ou plusieurs de vos clients contestent la facture émise
On parle alors de recouvrement de créance, autrement dit du remboursement d’une facture non payée. La facturation entre professionnels est obligatoire ce qui induit de fortes chances de vous retrouver dans une situation d’impayés par le non-respect de l’échéance fixée.
Pour en savoir plus : Règles et astuces pour émettre des factures conformes
Cette situation, plus courante que l’on ne pense, peut être redoutée puisqu’elle s’avère délicate ! Elle soulève en effet plusieurs enjeux en tant qu’entrepreneur :
Maintenir une bonne relation commerciale avec vos clients
Maîtriser la procédure du recouvrement d’une facture, et donc avoir suffisamment de connaissances et de temps à consacrer
C’est pourquoi cet article vous donne toutes les clés pour vous faire payer simplement !
Une créance est le montant qu’un client (le débiteur) vous doit en contrepartie d’un produit ou un service fourni. Son montant, les conditions de paiement et de retard doivent être mises par écrit sur un document comptable tel qu’une facture ou un contrat.
Quelles sont les conséquences d'une facture impayée ?
Une facture impayée peut à long terme avoir de lourdes conséquences sur la trésorerie de votre entreprise mais également sur la gestion. Naturellement, une accumulation d’impayés impactera le fonctionnement de votre activité ! En cas de ressources insuffisantes, vous aurez du mal à régler vos charges, alimenter vos stocks et vous pouvez perdre en crédibilité auprès de vos clients, investisseurs, prestataires, etc.
Un seul trou dans la trésorerie peut même mettre en péril la comptabilité de l’entreprise ainsi que la survie des plus jeunes entreprises avec peu de réserves financières et de fonds propres. Par manque de fonds, vous pouvez à votre tour devenir mauvais payeur en était pas capable financièrement de payer vos factures professionnelles.
C’est pourquoi il est primordial de relancer vos clients afin qu’ils paient leurs factures !
Nos astuces ? Anticiper et se protéger face à ce risque. Pour cela vous pouvez :
Demander un acompte à tous vos clients (un paiement partiel versé en avance), via une facture d’acompte.
Procéder à des relances récurrentes et cela même avant le dépassement des échéances
Anticiper des impayés en constituant une réserve de secours
Premier réflexe : le recouvrement à l’amiable
Ça y est, l’échéance de paiement est arrivée à terme et votre client ne vous a toujours pas payé. Vous vous demandez comment réagir ? La première chose à faire est simplement de rappeler au client de payer : c’est le recouvrement à l’amiable !
Celui-ci se divise en deux étapes :
L’envoi de lettres de relance
La mise en demeure
On vous explique comment procéder pour obtenir le règlement de votre facture !
Le dialogue est favorisé lors de cette phase afin de conserver de bonnes relations avec le client. Vous évitez en effet d’entamer directement des procédures judiciaires, lourdes en temps et en argent.
1 - L’envoi de relances au client
La première étape consiste à envoyer un mail, une lettre ou à effectuer un appel au client pour lui rappeler de payer lorsque la date de paiement est dépassée. Ces relances peuvent être de plus en plus insistantes au fur et à mesure du temps.
Comme on le disait, mieux vaut procéder à une relance dès le dépassement de l'échéance indiquée sur la facture. En effet, attendre revient à retarder le paiement : vous risquez alors un trou prolongé dans votre trésorerie. Vous vous doutez que cela peut fortement impacter votre activité sur le court et le long terme !
La lettre de relance ou le mail de relance lors du recouvrement amiable doit contenir au moins :
Les coordonnées de votre entreprise : nom, adresse, numéro, adresse mail, etc.
Les coordonnées du débiteur
Le numéro de la facture
Le récapitulatif du produit ou du service
Le montant dû (somme de la créance)
Un rappel concernant le retard du paiement
Une demande de règlement par réponse à la lettre
Le rappel des conséquences de pénalités de retard et de recours à la justice
Une copie de la facture
Ne négligez pas la rédaction de la lettre de relance et, si vous suivez un modèle en ligne, n’oubliez pas de le personnaliser. Une lettre de relance convaincante impactera la relation avec votre client et la suite des évènements !
Si le client ne répond pas et ne règle pas ses dettes, des intérêts de retard sont mis en place dès le premier jour de retard du paiement.
2 - La mise en demeure
La mise en demeure est l’étape suivante du recouvrement à l’amiable, si le client n’a pas répondu ni remboursé sa facture. Elle se matérialise par un courrier formel envoyé avec accusé de réception : il possède une réelle valeur juridique et contient des mentions obligatoires. Cette lettre fixe notamment des délais stricts pour le débiteur.
La lettre de mise en demeure en cas d’impayé finalise la phase du recouvrement amiable. Dans la grande majorité des cas (jusqu’à 90 %), le client finit par vous rembourser et le processus de recouvrement de créance s’arrête à cette phase. Néanmoins, si vous vous retrouvez face à un client qui n’a toujours pas procédé au paiement, alors la prochaine procédure fera appel à la justice !
Pour vous aider à rédiger un courrier de mise en demeure en cas d'impayé, la CCI de Paris met à votre disposition un modèle en ligne !
Que faire si les relances ne suffisent pas ?
Parfois, les relances par courrier, par mail et par appel ne suffisent pas et il faut passer à la vitesse supérieure : le recouvrement judiciaire puis la mise en place de mesures exécutoires. C’est un passage essentiel pour les entreprises afin d’obtenir sans délai le paiement dû.
Le recouvrement judiciaire
Votre client ignore vos relances et la mise en demeure ? Pour obtenir votre paiement, vous pouvez faire appel à un tribunal qualifié : on appelle cela la phase de recouvrement judiciaire. Cette phase comporte 2 étapes :
La requête en injonction de payer : vous demandez au greffe du Tribunal concerné d’ordonner le paiement de la créance à votre client. Cette requête se présente sous la forme d’un formulaire Cerfa à compléter selon votre situation. Elle permet de faire pression au débiteur quant au paiement de sa dette dans les plus brefs délais.
L’injonction de payer : lorsque le tribunal accepte votre demande, cela abouti à une la délivrance d’une injonction de payer. Issue d’une décision d’un juge, le client se trouvera face à une contrainte légale de payer.
Si le montant des dettes dues est inférieur à 5 000 €, une procédure simplifiée est mise en place auprès de la plateforme de traitement des petites créances.
Les mesures exécutoires
Les mesures exécutoires arrivent après la phase du recouvrement judiciaire. C’est donc dernière étape de recouvrement. Elles se découpent en 3 étapes :
L'apposition de la formule exécutoire : cela arrive si le client n’a toujours pas procédé au remboursement malgré l’injonction de payer délivrée par le tribunal. Autrement dit, le tribunal autorise un huissier à agir pour procéder au recouvrement.
L'exécution de l’injonction de payer : c’est là qu’entre officiellement en jeu l’huissier. Il va analyser la solvabilité du client pour ensuite décider la façon dont il saisira la somme due. Pour cela, dans le cadre de ses fonctions, l’huissier peut accéder au Fichier des Comptes Bancaires (Ficoba) en cas de saisie.
L'enquête de l'huissier : Après avoir fait son analyse de terrain, l’huissier possède une vision entière des ressources, patrimoine et solvabilité globale de votre client. Il peut donc entrer en action et faire le choix de saisir directement auprès du client débiteur la somme qui vous est due.
Pour plus d’informations : Le guide complet du recouvrement de créance
Faire appel à une société de recouvrement : la solution aux impayés ?
Mettre en place des relances et, de manière générale, une procédure de recouvrement s’avère une tâche complexe et qui nécessite d’y investir du temps. Par peur d’un oubli ou erreur, d’une maladresse ou d’envenimer des relations avec vos clients, il peut être judicieux de passer par l’intermédiaire d’une société de recouvrement.
Faire appel à une société de recouvrement permet d'appuyer vos demandes auprès du débiteur (le client) et ainsi réduire le délai de règlement de la somme. Vous envoyez ainsi des lettres conformes et adaptées sur mesure à votre situation.
Vous connaissez maintenant l’ensemble des procédures de relances et de mises en application lors de factures impayées par vos clients !