Comment faire une facture d’avancement ?
De nombreuses entreprises notamment dans les secteurs du BTP, de l’artisanat et de la prestation de services, réalisent des missions qui peuvent s’échelonner sur plusieurs mois pour le compte de leurs clients. Ils recourent alors à la facture d’avancement. Quelle est la spécificité de cette facture ? Quand et comment la rédiger ? Quelles sont les mentions à y faire figurer ? Simplitoo vous éclaire sur ces questions. C’est parti !
Qu’est-ce qu’une facture d’avancement ?
Définition de la facture d’avancement
Aussi appelée facture de situation, la facture d’avancement est un document qui permet d’échelonner les paiements du service que vous livrez à votre client, en fonction de l’avancée des travaux ou des prestations réalisées. Le but ? Vous permettez à votre client de payer en plusieurs fois la prestation que vous lui fournissez via des facturations intermédiaires tout en obtenant des règlements réguliers.
Les avantages de la facture d’avancement
En plus d’arranger votre client en échelonnant ses paiements, les factures d’avancement (ou de situation) permettent :
De détecter d’éventuels défauts de paiement. Le cas échéant, l’entreprise qui ne parvient pas à se faire payer sa prestation pourra suspendre l’exécution des travaux.
De garder un œil sur sa trésorerie : en évaluant le travail réalisé au fur et mesure, les entreprises qui ont peu de liquidités gèrent mieux leur trésorerie et n’ont pas à recourir à l’emprunt.
D’identifier d’éventuels dépassements du budget défini initialement dans le devis.
De renforcer le rapport de confiance entre vous (l’entreprise prestataire) et votre client.
Ne confondez pas une facture d’avancement avec l’acompte. Contrairement aux multiples règlements (les échelonnements) qu’admet la facture d’avancement tout au long des travaux, l’acompte prend la forme d’un règlement unique acquitté avant le début d’une prestation de services ou avant la livraison d’un bien. L'acompte revient à verser une partie du montant total d’une vente, afin de garantir l’exécution de la transaction.
À qui s’adressent les factures d’avancement ?
Les factures d’avancement (ou de situation) sont fréquemment utilisées dans des domaines où les chantiers s’étendent sur plusieurs semaines ou plusieurs mois.
Les factures d’avancement sont donc particulièrement avantageuses pour des activités de prestation de service, dans le BTP, dans l’artisanat et même dans la communication et l’informatique.
Les prestations de service
Dans ce genre de prestations, l’entreprise prestataire accomplit un travail pour son client contre rémunération. Toute prestation de service ne nécessite pas l’utilisation d’une facture d’avancement. En effet, un coiffeur ou un livreur à vélo fournissent un service sur une courte durée. En revanche, un graphiste ou un traducteur par exemple, dont le travail peut s’étendre sur plusieurs mois, sont des métiers de prestations de service dont le recours à la facture d’avancement (de situation) peut s’avérer très utile !
Le BTP
Aussi appelées « tout corps d’état » (ETCE), les sociétés du BTP (Bâtiment et Travaux Publics) prennent en charge l’ensemble des travaux nécessaires à l’accomplissement d’un chantier de construction ou de rénovation d’un bâtiment (gros œuvre, maçonnerie, plomberie, électricité, etc.). Tout au long du chantier, les entreprises du BTP doivent acheter le matériel nécessaire, rémunérer leurs salariés et payer les sous-traitants. En émettant des factures d’avancement, elles n’ont pas à attendre la fin des travaux pour être payées !
Les entreprises d’artisanat
Les activités liées à l’architecture et à la menuiserie représentent des chantiers qui s’étendent sur plusieurs mois. Il est donc très courant que les entrepreneurs de ces milieux recourent aux factures d’avancement pour échelonner les étapes du chantier.
La communication et l’informatique
En tant que professionnel de la communication et / ou en informatique, vos missions peuvent s’étendre sur plusieurs semaines, voire mois. La création d’un site en ligne par exemple, prend plusieurs mois à être élaborée (s’il comprend une page e-commerce, l’intégration d’un logiciel ou d’applications spécifiques, etc.). Il est alors très utile de passer par des factures d’avancement (de situation) et ainsi échelonner le paiement en plusieurs fois avant livraison du projet fini !
Comment calculer le montant d’une facture d’avancement ?
Pour assurer le bon fonctionnement d’une facture d’avancement, vous devez vous mettre d’accord avec votre client sur la méthode d’échelonnement du paiement.
Il existe deux méthodes pour calculer le montant de l’avancement, soit prendre en compte l’avancée globale du chantier, soit facturer une prestation spécifique (facturation par lots).
Facturation par pourcentage d’avancée du chantier global
Avec cette méthode, vous prévoyez des facturations intermédiaires à intervalles réguliers (mensuels, bimensuels…) dont le montant est calculé sur la base d’un pourcentage de travaux réalisés. Le pourcentage défini pour votre facturation d’avancement est décidé avec le client.
Sylvie est architecte. La durée totale des travaux qu’elle opère chez son client est estimée à 6 mois. Le montant total du chantier est de 60 000 €. Sylvie et son client se sont mis d’accord pour que la prestation soit réglée en 3 fois. Tous les 2 mois, le client versera ainsi le tiers (soit 33 %) de la somme totale à Sylvie via une facture d’avancement. 60 000 divisés par 3 équivalent à 20 000. Le client versera donc en tout 3 factures d’avancement de 20 000 € à Sylvie.
Facturation par lots
Cette seconde méthode consiste à facturer votre client à la tâche, par « lots ». Dans ce cas, une facture d’avancement est émise après l’exécution d’une prestation spécifique (par exemple, le premier lot d’une facture d’avancement pourrait concerner les travaux de plomberie d’un chantier de rénovation globale d’une maison et le deuxième les travaux de la cuisine).
La facturation par lots est recommandée lorsque plusieurs prestataires exécutent des travaux distincts sur le chantier. Dans le cadre d’une construction nouvelle ou de la rénovation d’un bâtiment, plusieurs sous-traitants interviennent : un maçon, un électricien, un menuisier… Chacun de ces prestataires peut ainsi facturer sa partie du marché. Cette méthode permet également au client de suivre l’évolution des travaux, poste par poste.
Vous l’avez compris, le choix entre ces deux méthodes de calculs va dépendre du type de marché concerné et de la précision que l’on souhaite apporter au suivi du projet. Pour une prestation de services exercée sur le long terme par une seule et même entreprise, la prise en compte du chantier dans sa globalité paraît opportune. En revanche, lorsqu’il existe plusieurs sous-traitants pour un même chantier, il semble préférable d’opter pour une facturation par lots.
Soumettre un état d’avancement
Avant d’éditer une facture d’avancement, il est conseillé de soumettre un état d’avancement. Le but ? Garder une trace et faire un point sur les prestations déjà livrées, celles déjà réglées et celles qui restent à être payées.
Ce document désigne :
les lots concernés par le projet de facture d’avancement,
le degré d’avancement constaté depuis la dernière échéance (par rapport au lot concerné ou au chantier dans sa globalité)
ainsi que la somme déjà réglée.
Une fois l’état d’avancement approuvé et signé par le client, la facture relative à la partie du devis concernée peut être rédigée puis envoyée.
Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture d’avancement ?
Une facture d’avancement, ou dite « de situation », doit contenir les mêmes mentions obligatoires que pour toute facture classique.
En tant que vendeur ou prestataire de services (c’est-à-dire vous), vous devez faire figurer les éléments suivants :
le nom de l’entreprise, aussi appelé la dénomination sociale de la société
l'adresse du siège social de l’entreprise
le montant du capital social
la forme juridique de l’entreprise (SARL, EURL, SA, SASU, etc.)
le numéro de SIRET et indication du greffe d’immatriculation (par exemple, RCS Paris)
le numéro de la facture correspondant au devis (avec le numéro du devis)
Les informations suivantes, relatives au client, doivent également être mentionnées dans la facture d’avancement :
le nom et l’adresse complète (si le client est une autre entreprise, la facture fait mention des mêmes éléments d’identification que pour le vendeur – voir ci-dessus)
la désignation de chacune des prestations et lots concernés
le montant unitaire hors TVA, la quantité, le taux de TVA (ou l’article du CGI prévoyant l’exonération de cette taxe)
le montant TTC (c’est-à-dire le prix avec le montant de la TVA)
les modalités de paiement (par virement, carte bancaire, espèces)
le taux des pénalités de retard
la date d’émission de la facture
la date limite de paiement (à défaut, le délai de paiement légal s’appliquera pour les transactions entre professionnels, soit au 30ème jour suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation)
En plus de ces mentions obligatoires, la facture d'avancement doit également présenter les informations spécifiques suivantes :
la désignation des lots
le montant total HT correspondant au pourcentage d’avancement (ou du ou des lots en question)
le niveau d’avancement depuis la dernière échéance
la somme déjà réglée
Lors de la livraison finale du chantier, l’entreprise qui a réalisé les travaux émet une facture de clôture. La facture de clôture dresse la liste de l’ensemble des avancements déjà facturés et précise l’ultime montant restant à payer par le client. Concrètement, il s’agit de la facture finale.
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