La numérotation des factures
La numérotation des factures est strictement encadrée par le Code du commerce et le Code général des Impôts. Les entreprises, toutes formes juridiques confondues, doivent en effet adopter une numérotation chronologique et continue. Comment faire concrètement ? Pourquoi numéroter ses factures ? Voici tout ce qu’il faut savoir !
La numérotation des factures : principes généraux
Ce que dit la réglementation
L’article 242 nonies du Code général des impôts (CGI) liste les mentions obligatoires devant apparaître sur une facture. La loi précise ainsi qu’elle doit contenir « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ».
Concrètement, cela signifie que :
La numérotation est obligatoirement croissante, car chronologique : par exemple, si une facture porte le numéro 22, la suivante sera la 23 et non la 21.
Vous ne pouvez pas numéroter vos factures de manière discontinue : la facture 22 est obligatoirement suivie de la facture 23. Il ne peut pas y avoir de trou dans la numérotation. Vous ne pouvez donc pas passer directement à la facture 24.
Le numéro est unique : deux factures ne peuvent pas avoir la même numérotation.
Pourquoi numéroter ses factures ?
La numérotation des factures comporte deux intérêts :
Elle facilite la tenue de votre comptabilité d'entreprise : en ayant des factures ordonnées, le dirigeant d’entreprise (ou son comptable) retrouve plus facilement ses documents comptables.
Numéroter ses factures, c’est être en conformité avec la loi ! La numérotation est en effet obligatoire car elle permet à l’administration fiscale de détecter les éventuelles fraudes. En adoptant une numérotation chronologique et continue, il est en effet impossible d’introduire a posteriori une facture récente entre deux plus anciennes.
Pour aller plus loin : Comment faire une facture ?
Vous devez conserver vos factures pour une durée minimum de 10 ans.
Numérotation : les deux options possibles pour vos factures
La numérotation avec un préfixe par année ou mois
Pour numéroter les factures, les entreprises ont deux possibilités :
Commencer la numérotation par l’année en cours puis le numéro de la facture : par exemple « Facture n°2022-102 », puis « Facture n°2022-103 », etc.
Commencer la numérotation par l’année en cours, suivi du mois de facturation et enfin du numéro de la facture, soit « Facture n°2022-07-102 », puis « Facture n°2022-07-103 », etc.
Notez qu’il n’est pas possible d’indiquer uniquement le mois dans le numéro de vos factures. L’année doit obligatoirement apparaître.
Si vous optez pour une numérotation « Année / Mois / Numéro de facture », il est recommandé de ne pas repartir de zéro en chaque début de mois. Imaginons par exemple que votre dernière facture pour le mois de juillet 2022 porte le numéro 2022-07-014, la première d’août pourra alors porter le numéro 2022-08-015. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous garantissez à l’administration fiscale que vous n'avez pas pu insérer de facture entre la 014 et la 015.
Vous émettez vos premières factures ? Rien ne vous oblige de commencer par le chiffre 1. Si par exemple, vous facturez pour la première fois en août 2022, vous pouvez y indiquer le numéro 2022-008-100 ou 2022-100. De cette façon, votre client ne saura pas qu'il est le premier.
Pour finir, si votre facture compte plusieurs pages, vous devez chiffrer chacune d’elles et y indiquer à chaque fois le numéro de facture. La pagination doit être au format n/N soit le numéro de la page/ le nombre total de pages.
Par exemple : vous avez une facture comportant 3 pages, vous devez donc indiquer sur la première 1/3 pour indiquer que c’est la page 1 sur les 3
La numérotation distincte
Le CGI précise que « la numérotation peut être établie par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient ; l'assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale ».
Concrètement, vous pouvez opter pour ce type de numérotation si :
Votre entreprise a plusieurs activités distinctes : par exemple si vous avez une activité de vente et une de services.
Vous avez des clients récurrents pour lesquels vous émettez de nombreuses factures
Vous avez plusieurs types de clients, comme des particuliers, des professionnels, des collectivités publiques et vous souhaitez les différencier.
Vous avez plusieurs sites de facturation : parallèlement à votre magasin physique, vous faites de la vente en ligne par exemple.
Vous ne faites pas toutes vos factures de la même façon : format électronique, papier, facturation en sous-traitance, etc.
Pour mettre en place une numérotation distincte, vous pouvez par exemple ajouter un préfixe personnalisé avant le numéro de facturation. Par exemple : facture Alpha-2022-056 pour l’entreprise Alpha et la facture Beta-2022-045 pour l’entreprise Beta.
Dans tous les cas, il peut vous être demandé de justifier cette numérotation distincte en cas de contrôle fiscal.
Il est strictement interdit d’antidater une facture. Si par exemple la facture 2022-07-125 est générée le 25 juillet 2022, la suivante ne pourra pas porter une date antérieure.
Quel que soit votre choix, la règle reste la même pour tous : deux factures ne peuvent pas porter le même numéro et cette numérotation sera toujours chronologique et continue.
Avoir, acompte, proforma : comment numéroter ces factures ?
Parallèlement aux factures classiques, vous pouvez être amené à éditer des factures spécifiques. Qu’en est-il alors de leur numérotation ?
Les factures d’acompte
La facture d’acompte pour un client permet de justifier et de prouver qu’un acompte à bien été réalisé. Sa numérotation suit les mêmes règles de numérotation que celles des factures classiques. Elle doit donc être intégrée dans la suite chronologique de vos autres factures.
Les factures d'avoir
La facture d’avoir, quant à elle, vise à corriger une facture existante. Elle indique le montant qui sera partiellement ou totalement remboursé. Vous n’avez pas le droit de supprimer ou jeter une facture existante, c’est donc pour cette raison que vous devez générer une facture d’avoir. Pour que la facture corrigée soit liée à la facture d’avoir, une référence à la facture d’origine doit obligatoirement apparaître sur la facture d’avoir.
La facture d’avoir doit elle aussi être intégrée de manière chronologique et continue à la suite de vos factures.
Les factures proforma
La facture proforma est un document proche du devis. Elle regroupe les informations relatives au produit ou service, celles du client et les vôtres. Elle n’a pas de valeur comptable mais seulement une fonction d'information. Elles peuvent donc être négociées et modifiées puis converties en une facture normale.
La numérotation pour les factures proforma n’est pas obligatoire mais est tout de même conseillée pour favoriser la bonne organisation administrative de votre entreprise. Vous devez cependant obligatoirement y préciser la mention « Facture proforma ».
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Vous émettez un grand nombre de factures ? C’est dans ce genre de situation que les erreurs sont les plus fréquentes.
Il peut alors être pertinent d'utiliser un logiciel de facturation en ligne. Certains logiciels de comptabilité proposent ce type d’extension. Vous pouvez également opter pour un logiciel dédié à cet unique effet.
Cela vous permettra de :
Ne pas oublier les mentions obligatoires
Gérer plus facilement les documents comptables (devis, etc.)
Ne pas vous tromper dans la numérotation et ainsi éviter tout décalage ou interruption dans les numéros.
Numérotation de factures : les questions les plus fréquentes
J’ai mal numéroté une facture. Comment corriger mon erreur ?
La loi française est très claire sur ce point : il est strictement interdit de supprimer une facture. En cas de contrôle, l’administration fiscale constaterait un trou dans vos factures et pourrait vous accuser de fraude. Votre seule solution ici est d’émettre une facture rectificative. Celle-ci comportera la mention « Annule et remplace la facture n°[numéro de la facture erronée] ».
Puis-je changer de système de numérotation au cours d’un exercice comptable ?
Le changement du système de numérotation au cours de l’exercice comptable est une possibilité. Néanmoins, vous devez être capable de justifier ce choix par une raison valable. C’est notamment le cas lorsque vous changez de logiciel de facturation par exemple. Le plus important est de ne pas faire de doublons et de toujours suivre la succession de chiffres des factures émises.
Numéroter les devis est-il obligatoire ?
Contrairement à l’obligation légale de numérotation, les factures de façon chronologique et continue, la numérotation des devis n’est pas obligatoire. Elle reste néanmoins conseillée et recommandée pour organiser et gérer de manière optimale l’ensemble de vos documents comptables.
Vous savez à présent comment numéroter vos factures. Besoin d’un coup de pouce pour le suivi administratif de votre entreprise ? Nos experts vous proposent un accompagnement sur mesure et une assistance téléphonique illimitée !